Die Belegarten im Überblick

12. August 2026· OfficeOmni· 7 Min. Lesezeit

Alle 19 Belegarten in OfficeOmni — wofür jede gedacht ist, welche einen Bezugsbeleg braucht und wo die Anleitung dazu steht.

Jeder Vorgang im Verkauf entsteht als Beleg — OfficeOmni nennt ihn in der Oberfläche auch Dokument. Welche Felder ein Beleg mitbringt, welche Nummer er bekommt und welche Folgebelege er erlaubt, hängt allein an seiner Belegart. Dieser Artikel stellt alle Belegarten vor und sagt zu jeder, wofür sie gedacht ist.

Wo Sie die Belegart wählen

In der Belegliste liegt oben die geteilte Schaltfläche Neues Dokument. Der linke Teil öffnet sofort die Liste der Belegarten, der Pfeil rechts daneben das breitere Menü Neu anlegen, in dem Dokument erstellen mit dem Zusatz Rechnung, Angebot, Auftrag … der erste Eintrag ist.

Die Belegarten-Liste ist zweigeteilt. Oben stehen die vier häufigsten — Rechnung, Angebot, Auftrag und Lieferschein —, darunter, durch eine Linie getrennt, alle übrigen.

Denselben Zweck erfüllt das Fenster Was möchten Sie erstellen?, das Sie über die Schnellsuche erreichen. Es trägt die Überschrift Dokument auswählen mit dem Hinweis „Wählen Sie den Typ aus, den Sie jetzt erstellen möchten.“ und listet die Belegarten untereinander auf. Ein Doppelklick auf einen Eintrag übernimmt ihn, ebenso die Schaltfläche Weiter; Abbrechen schließt das Fenster. Ohne Auswahl meldet OfficeOmni, dass noch keine Belegart gewählt wurde.

Das Fenster Dokument auswählen mit der Liste aller Belegarten und den Schaltflächen Abbrechen und Weiter — Die Auswahl der Belegart mit Überschrift, Liste und den Schaltflächen **Abbrechen** und **Weiter**

Im Belegeditor selbst steht die Belegart in der Kopfzeile im Auswahlfeld Typ („Dokumenttyp auswählen“). Solange der Beleg neu ist, lässt sich dort umschalten. Entsteht der Beleg dagegen aus einem anderen Beleg heraus, blendet OfficeOmni das Feld aus — die Belegart steht dann bereits fest.

Die Belegarten im Einzelnen

Belegart	Wofür sie da ist
Angebot	Das Kundenangebot — laut Kopfzeile ein „Kundenangebot mit Gültigkeit und Konditionen“. Es kennt Gültig (Tage) und Gültig bis: sowie unter ALTERNATIVE PREISGESTALTUNG die Wahl zwischen Fester Gesamtpreis, Unverbindlicher Preisrahmen und Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand.
Auftragsbestätigung	Die schriftliche Bestätigung eines erteilten Auftrags. Sie ist ein eigener Belegtyp mit eigener Nummernfolge und einer Karte KONDITIONEN.
Auftrag	Der angenommene Kundenauftrag mit Auftrags-Nr. und Auftragsdatum. Er ist der Ausgangspunkt für Lieferscheine und Rechnungen und führt einen eigenen Lieferfortschritt mit.
Lieferschein	Die Warenbegleitung — „Stammdaten, Referenzen & Versand“. Unter OPTIONEN steuern Nur Lieferadresse anzeigen und Alle Positionen anzeigen, was auf dem Papier landet. Der Hinweis dazu lautet: „Rechnungsadresse wird auf dem Lieferschein ausgeblendet.“
Rechnung	Die Zahlungsaufforderung — „Rechnung mit Zahlungsstatus und Lieferung“. Sie führt Zahlungsziel, Skonto, Zahlungseingang, Zahlungsstatus sowie Leistung von und Leistung bis.
Proforma-Rechnung	Eine „Vorabrechnung ohne Zahlungsforderung“ mit eigener Proforma-Nr. — etwa für Vorkasse oder als Unterlage für den Zoll.
Gutschrift	Der kaufmännische Gutschriftbeleg mit Gutschrift-Nr., Gutschriftdatum und dem Abschnitt VERKNÜPFTER BELEG. Für neue Vorgänge ist die Rechnungskorrektur vorgesehen, siehe unten.
Stornorechnung	Hebt eine Rechnung vollständig auf. Sie verlangt unter BEZUG die Felder Bezug RE-Nr. und Bezug RE-Datum; das Datum der Originalrechnung ist Pflichtangabe. Auf dem Beleg erscheint „Stornorechnung zu Rechnung Nr. …“.
Rechnungskorrektur	„Korrektur einer bestehenden Rechnung — Original-Rechnung wird im Feld Bezugsrechnungs-Nr. angegeben.“ Pflicht sind der Bezug und der Korrekturgrund. Ein Mengenvergleich zur Originalrechnung stellt Original, Verbraucht, Aktuell und Verbleibend nebeneinander.
Mahnung	Erinnert an eine offene Rechnung — „Referenz, Stammdaten & Beträge“ mit Mahnstufe, Mahngebühr, Frist (Tage), Zahlbar bis und wahlweise Verzugszinsen berechnen sowie „40 € Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB berechnen“.
Abschlagsrechnung	Rechnet einen Teil eines laufenden Vorgangs ab. Sie braucht ein Basisdokument („Bitte zuerst ein Basisdokument (Auftrag/Angebot/Rechnung) als Referenz auswählen.“) und führt Abschlagsart, Abschlags-%, Abschlagsbetrag, Bereits abgerechnet, Kumulierte Summe und Restbetrag nach Abschlag.
Schlussrechnung	Die „Endabrechnung mit Verrechnung der Abschlagszahlungen“. Im Abschnitt BERECHNUNG stehen Gesamtsumme Basis, Summe Abschläge und Gesamtsumme.
Empfangsbestätigung	Der Nachweis, dass die Ware angekommen ist. Unter ART DER BESTÄTIGUNG wählen Sie zwischen Allgemeine Empfangsbestätigung, Gelangensbestätigung – EU und Sammel-Gelangensbestätigung; der AUSFÜLLMODUS entscheidet zwischen leeren Schreiblinien und fest eingedruckten Werten.
Handelsrechnung	Die Rechnung für den Versand ins Ausland, mit ABSENDER, VERSANDDATEN, Lieferbedingung / Incoterm, Benannter Ort, Exportgrund / Reason for export, zweisprachigen Erklärungen und der Option Steuerfreie Ausfuhrlieferung.
Packliste	Der Packzettel zur Sendung. „Eine Packliste hängt immer an einem Basisdokument (Rechnung/Auftrag/Lieferschein). Ohne Referenz bleibt die Maske gesperrt.“ Sie führt VERPACKUNG / GEWICHT mit Kollis, Maße, Brutto und Netto sowie je Position Ursprung und Zolltarifnummer.
Bestellung	Der Einkauf beim Lieferanten. Der Hinweis in der Maske lautet: „Beim Speichern erscheint die Bestellung mit allen Positionen unter Einkauf → Bestellungen. Dort lassen sich Wareneingang, Bezahlt-Status und Sendungsverfolgung weiterpflegen.“
Schreiben	Ein freies Anschreiben mit Schreiben-Nr. und Betreff. Ein KI-Assistent formuliert oder verbessert den Text; die Übernahme erfolgt immer mit Vorschau.

Alle Belegarten mit eigener Anleitung

Jede Belegart hat ihren eigenen Artikel — mit den Feldern der Maske, den Wegen dorthin und den Besonderheiten beim Drucken und Versenden.

Verkaufsbelege

Angebot erstellen — mit Gültigkeit, Konditionen und alternativer Preisgestaltung
Auftrag erstellen — der angenommene Kundenauftrag mit Lieferfortschritt
Auftragsbestätigung erstellen — die schriftliche Bestätigung mit eigener Nummernfolge
Lieferschein erstellen — die Warenbegleitung, wahlweise ohne Rechnungsadresse
Rechnung erstellen — mit Zahlungsziel, Skonto und Zahlungsstatus
Proforma-Rechnung erstellen — die Vorabrechnung ohne Zahlungsforderung

Korrekturen und Zahlungen

Rechnungskorrektur erstellen — der vorgesehene Weg für neue Vorgänge
Rechnung stornieren — die Stornorechnung hebt eine Rechnung vollständig auf
Gutschrift erstellen — der klassische Gutschriftbeleg
Warenrückgabe — Artikel zurücknehmen und den Betrag mindern
Rücksendeschein erstellen — der Beleg, der die Retoure begleitet
Mahnung erstellen — mit Mahnstufe, Mahngebühr und Verzugszinsen

Teilrechnungen und Projektabrechnung

Abschlagsrechnung erstellen — einen Teil eines laufenden Vorgangs abrechnen
Schlussrechnung erstellen — die Endabrechnung mit Verrechnung der Abschläge

Versand, Ausland und Zoll

Handelsrechnung erstellen — die Rechnung für den Versand ins Ausland
Packliste erstellen — Kollis, Maße und Gewichte zur Sendung
Empfangsbestätigung und Gelangensbestätigung erstellen — der Nachweis, dass die Ware angekommen ist

Einkauf, Briefe und Vorlagen

Bestellung beim Lieferanten erstellen — der einzige Beleg, der nicht an den Kunden geht
Schreiben: ein Geschäftsbrief ohne Positionen — freier Brieftext auf Ihrem Briefpapier
Ankaufsformular: Kaufvertrag für den Ankauf — der Kaufvertrag, wenn Sie selbst Ware ankaufen
Wiederkehrende Rechnungen — die Vorlage, aus der später eine Rechnung entsteht

Belege, die einen anderen Beleg voraussetzen

Sechs Belegarten können nicht für sich allein stehen. Sie verlangen einen Bezug, und ohne ihn bleibt die Maske unvollständig oder gesperrt:

Stornorechnung und Rechnungskorrektur — beide brauchen die Nummer der Originalrechnung. Fehlt sie, meldet OfficeOmni: „Bitte zuerst eine Bezugsrechnungs-Nr. eingeben oder über 'Bezug suchen' wählen.“
Mahnung — der Hinweis lautet Bitte Rechnung auswählen; über Referenz wählen holen Sie die Rechnung herein.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung — beide setzen ein Basisdokument voraus.
Packliste — ohne Basisdokument bleibt die Maske gesperrt.

Wählen Sie in der Vorschau des Ursprungsbelegs die passende Aktion, statt die Belegart von Hand zu setzen. Der Bezug wird dann mitgegeben, und die Belege bleiben als ein Vorgang verbunden.

Gutschrift oder Rechnungskorrektur

Der Eintrag Gutschrift ist in der Belegarten-Auswahl ausgeblendet, ebenso die Schaltfläche Gutschrift erstellen in der Belegvorschau. In der Belegliste steht er unter Weiteres Dokument erstellen weiterhin zur Verfügung. Der vorgesehene Weg für neue Vorgänge ist die Rechnungskorrektur. Bereits vorhandene Gutschriften bleiben unverändert lesbar, druckbar und in der Belegliste auffindbar.

Weitere Einträge in der Auswahl

Neben den Belegarten stehen in der Liste drei Einträge, die sich anders verhalten:

Eintrag	Verhalten
Wiederkehrende Rechnung	Eine Vorlage, kein fertiger Beleg. In den Menüs der Belegliste heißt der Eintrag Wiederkehrende Rechnung (Vorlage), sein Kurzhinweis lautet „Neue Vorlage für eine wiederkehrende Rechnung anlegen“. Aus der Vorlage entsteht später über Rechnung erstellen eine normale Rechnung.
Rücksendeschein	Eine eigene Belegart mit eigenem Nummernkreis und einer eigenen Gruppe Rücksendungen in der Belegliste. Er begleitet die Retoure und verändert weder Rechnung noch Bestand.
Ankaufsformular	Kein Beleg. Der Eintrag schließt die Auswahl und öffnet stattdessen ein eigenes Fenster.