KI & Automatisierung
Anleitungen zu KI-gestützten Funktionen und Automatisierung in OfficeOmni.
OfficeOmni bringt an vielen Stellen KI-Unterstützung mit: Der KI-Assistent in der Kopfleiste beantwortet Fragen und sucht Geschäftsdaten heraus, spezialisierte Assistenten lesen Belege ein, erfassen Stammdaten aus einer E-Mail, erzeugen Produkttexte oder befreien Produktbilder vom Hintergrund.
Ein Grundsatz zieht sich durch alle diese Funktionen: Die KI macht Vorschläge, sie führt nichts aus. Gespeichert, gebucht oder gesendet wird erst, wenn Sie es an der zuständigen Stelle bestätigen. Auch Berechtigungen gelten unverändert — was Sie im Programm nicht dürfen, dürfen Sie auch über den Chat nicht.
Diese Seite ist der Einstieg in das Modul. Der obere Block führt zu den Anleitungen, darunter finden Sie eine Übersicht aller KI-Funktionen und wo sie im Programm sitzen.
Anleitungen
Erste Schritte
Einrichtung
Die KI-Funktionen im Überblick
Neben dem allgemeinen Assistenten sitzen spezialisierte Helfer direkt an der Stelle, an der sie gebraucht werden. Alle folgen demselben Grundsatz: Sie füllen ein Formular oder eine Vorschau, das Übernehmen bleibt bei Ihnen.
| Assistent | Wo er sitzt | Was er tut |
|---|---|---|
| KI Kunden-Assistent | Kunden | Liest Stammdaten, Ansprechpartner und Lieferadressen aus E-Mail, Signatur oder Visitenkartentext. |
| KI Kunden-Massenimport | Kunden | Wandelt eine ganze Kundenliste in Datensätze und zeigt sie vorab zur Prüfung. |
| KI Lieferant-Assistent | Lieferanten | Erfasst Stammdaten, Kontakte und Bankverbindung; kann die Website des Lieferanten auswerten. |
| KI Produkt-Assistent | Produkte | Recherchiert zum Artikel, erzeugt Beschreibungen und fasst technische Daten zusammen. |
| KI Beleg-Assistent | Rechnungseingang | Liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus PDF-Belegen. |
| KI Bestell-Assistent | Einkauf | Erkennt Lieferant, Datum, Zahlungsart, Sendungsnummer und Positionen aus Text oder angehängtem Beleg. |
| KI Positionen-Assistent | Belegerfassung | Extrahiert Positionen, Versandkosten und Rabatte in eine Belegvorschau. |
| KI Textbaustein-Assistent | Textbausteine | Schlägt Einleitungs- und Schlusstexte vor. |
| KI Schreiben-Assistent | Schreiben | Formuliert Anschreiben als Entwurf. |
| KI Bild-Assistent | Produktbilder | Entfernt Hintergründe und bearbeitet Bilder; das Ergebnis wird als neues Bild gespeichert. |
Vorschläge erkennen Sie an der Farbe. Wo eine KI Felder vorbefüllt, sind diese gelb hinterlegt. Prüfen Sie die gelben Felder, bevor Sie speichern — die Erkennung ist gut, aber nicht unfehlbar.
Woher die KI-Leistung kommt
Im Normalfall läuft die Verarbeitung über die Azure-Cloud. Die Zugangsdaten liegen zentral auf dem OfficeOmni-Server und werden beim Anmelden geladen; am Arbeitsplatz ist nichts einzurichten. Ohne Cloud-Anmeldung meldet das Programm, dass die KI nicht verfügbar ist.
Für die Textsynthese der Produktdaten können Sie stattdessen einen eigenen Rechner im Firmennetz betreiben. Dann verlassen diese Daten Ihr Haus nicht. Wie das eingerichtet wird, steht unter Eigene Unternehmens-KI mit Ollama einrichten.
Grenzen im Betrieb
KI-Leistung ist begrenzt. Für die Bildbearbeitung gelten zwei Anfragen pro Minute, und es läuft immer nur eine Bearbeitung zur Zeit. Bei größeren Bildstapeln planen Sie entsprechend Zeit ein, statt den Lauf für hängend zu halten. Welche Meldung was bedeutet und was Sie selbst lösen können, steht unter Kontingente, Budget und Fehlermeldungen verstehen.
Dieses Modul wächst noch. Ausführliche Anleitungen liegen bisher zu Grundlagen und Einrichtung vor. Die Kapitel zu den einzelnen Assistenten, zu Texten und SEO, zur Bildbearbeitung und zur Belegautomatisierung entstehen nach und nach.