1. Verantwortlicher

OfficeOmni
Inhaber: Daniil Fominykh
57539 Breitscheidt, Deutschland
E-Mail: info@officeomni.com

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, des TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) und des UWG.

OfficeOmni ist eine modulare ERP- und Backoffice-Software, die in zwei Varianten betrieben wird:

Cloud-Version: Datenbank auf Supabase (PostgreSQL), Dateispeicherung auf Azure Blob Storage, KI-Funktionen über Azure AI Services
Lokale Version: Microsoft SQL Server auf dem eigenen Rechner oder Server des Nutzers, Dateien werden lokal gespeichert

3. Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten insbesondere folgende Daten:

Datenkategorie	Beispiele	Rechtsgrundlage
Kontodaten	E-Mail, Passwort (gehasht), Benutzername	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Firmendaten	Firmenname, Adresse, USt-ID, Logo	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Rechnungs- & Geschäftsdaten	Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Kundendaten	Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO
Lizenzdaten	Lizenzschlüssel, Geräte-Fingerprint (CPU-ID-Hash), Maschinenname	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
eBay-Daten	Produkte, Bestellungen, Kundennamen (aus eBay API)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Dateien & Dokumente	Produktbilder, PDF-Rechnungen, Dokumente (Cloud: Azure Blob Storage; Lokal: Festplatte)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Technische Daten	IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Zeitstempel	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
KI-Nutzungsdaten	Eingabe-Prompts, generierte Antworten (Azure OpenAI)	Art. 6 Abs. 1 lit. a, b DSGVO

4. Auftragsverarbeiter & Drittanbieter

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir folgende Drittanbieter ein. Mit jedem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DSGVO, sofern zutreffend:

4.1 Supabase (nur Cloud-Version)

Anbieter: Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, Singapur / USA
Zweck: PostgreSQL-Datenbank, Authentifizierung, Echtzeit-Synchronisation
Daten: Alle Geschäftsdaten (Kunden, Rechnungen, Produkte, Benutzerkonten)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
AV-Vertrag: DPA gemäß DSGVO mit Supabase geschlossen
Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln

Bei der lokalen Version wird ausschließlich Microsoft SQL Server auf dem eigenen Rechner verwendet – keine Daten verlassen das Gerät.

4.2 Microsoft Azure

Anbieter: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA
AV-Vertrag: Microsoft Online Services DPA (Data Processing Addendum)
Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework; Rechenzentren primär EU (West Europe)

Wir nutzen folgende Azure-Dienste:

Azure Blob Storage – Speicherung von Produktbildern, PDF-Rechnungen und Dokumenten (nur Cloud-Version)
Azure AI / OpenAI Service – KI-gestützte Funktionen (z.B. Textgenerierung, Dokumentenanalyse). Eingaben werden zur Verarbeitung an Azure OpenAI gesendet, aber nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Azure Key Vault – Sichere Verwaltung von API-Schlüsseln und Verbindungszeichenfolgen
Azure Communication Services – Versand von E-Mails (z.B. Passwort-Zurücksetzen, Lizenzvergabe)
Azure SQL – Hosting der Webanwendungs-Datenbank (ASP.NET Identity, Lizenzen, Shop)

4.3 eBay API

Anbieter: eBay Inc., 2025 Hamilton Avenue, San Jose, CA 95125, USA
Zweck: Import und Synchronisation von Produkten, Bestellungen und Kundendaten
Daten: Artikeldaten, Bestelldetails, Käuferinformationen (Name, Adresse)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Hinweis: Der Nutzer autorisiert den Zugriff selbst über OAuth 2.0. OfficeOmni speichert die Daten nur im Rahmen der Geschäftsbeziehung des Nutzers mit seinen eBay-Kunden.

4.4 Hosting

Diese Website und die zugehörige Web-API werden auf Microsoft Azure App Service (Region: West Europe) gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt) in Server-Logs gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.5 Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Zweck: Reichweitenmessung – welche Seiten aufgerufen werden, woher Besucher kommen und wie lange sie bleiben
Daten: aufgerufene Seiten und Seitentitel, Verweildauer, Verweisquelle (Referrer), Gerät, Browser, Bildschirmgröße, ungefährer Standort (Land/Region), pseudonyme Kennung im Cookie
Cookies: _ga und _ga_HT28HGEHFJ (Laufzeit jeweils 2 Jahre)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung)
AV-Vertrag: Google Ads Data Processing Terms (Art. 28 DSGVO)
Drittlandtransfer: USA – Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend Standardvertragsklauseln

Wir setzen den erweiterten Einwilligungsmodus von Google (Consent Mode v2) ein. Das Google-Tag wird auf jeder Seite geladen, alle Einwilligungssignale stehen dabei zunächst auf denied: Ohne Ihre Einwilligung werden keine Cookies gesetzt und keine Kennungen gespeichert, mit denen Sie wiedererkannt werden könnten. Google erhält in diesem Zustand lediglich eine cookielose Meldung (aufgerufene Seite, IP-Adresse zur groben Standortbestimmung, Browserangaben), aus der ausschließlich anonyme, statistisch modellierte Summen gebildet werden. Erst wenn Sie im Cookie-Banner die Kategorie „Analyse & Statistik" erlauben, wird das Signal auf granted hochgestuft und die eigentliche Messung mit Cookies beginnt. Lehnen Sie ab, schalten wir das Tag zusätzlich über den GA4-Abschalter ga-disable vollständig stumm. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen: Die IP-Adresse wird nur zur groben Standortbestimmung ausgewertet und danach verworfen.

Widerruf: Über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer können Sie die Analyse jederzeit wieder abschalten. Wir setzen dann sofort den GA4-Abschalter ga-disable und löschen die gesetzten Analytics-Cookies. Zusätzlich bietet Google ein Browser-Add-on zur Deaktivierung an: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

5. Cookies & Consent Management

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Beim ersten Besuch werden Sie über ein Cookie-Banner um Ihre Einwilligung gebeten. Die Einwilligung wird im localStorage Ihres Browsers gespeichert und kann jederzeit widerrufen werden.

Kategorie	Zweck	Rechtsgrundlage
Technisch notwendig	Authentifizierung, Session, CSRF-Schutz, Cookie-Consent-Speicherung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / § 25 Abs. 2 TDDDG
Funktional	Sprachpräferenzen, Theme-Einstellungen	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Analyse	Reichweitenmessung mit Google Analytics 4 (Cookies `_ga`, `_ga_HT28HGEHFJ`, Laufzeit 2 Jahre) – siehe Abschnitt 4.5	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Marketing	Personalisierte Werbung (derzeit nicht aktiv)	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen oder anpassen.

6. KI-Funktionen (Azure OpenAI)

OfficeOmni bietet optional KI-gestützte Funktionen an (z.B. Textgenerierung, Zusammenfassungen, Dokumentenanalyse). Diese werden über den Azure OpenAI Service von Microsoft bereitgestellt.

Eingaben (Prompts) werden zur Verarbeitung an Azure OpenAI gesendet und dort temporär verarbeitet.
Microsoft verwendet Ihre Daten nicht zum Training eigener KI-Modelle (opt-out ist aktiviert).
Prompts und Ergebnisse werden in unserer Datenbank gespeichert, um den KI-Verbrauch nachzuverfolgen und abzurechnen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. lit. b (Vertragserfüllung bei kostenpflichtiger KI-Nutzung).

7. Datenspeicherung & Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. 10 Jahre für Rechnungsdaten gemäß HGB/AO).

Kontodaten: Bis zur Kontolöschung durch den Nutzer
Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
Server-Logs: Max. 30 Tage
Lizenzdaten: Bis zum Erlöschen der Lizenz + 1 Jahr
KI-Verbrauchsdaten: 12 Monate

8. SSL/TLS-Verschlüsselung

Sämtliche Datenübertragungen zwischen Ihrem Browser / der WPF-App und unseren Servern erfolgen verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2+). Auch die Kommunikation mit Drittanbietern (Supabase, Azure, eBay) ist durchgängig verschlüsselt.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Welche Daten über Sie gespeichert sind
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden"
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@officeomni.com

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

11. Drittlandtransfers

Einige unserer Dienstleister befinden sich in den USA – darunter Google (Google Analytics, siehe Abschnitt 4.5), Microsoft, Supabase und eBay. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework)
Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen (z.B. Verschlüsselung)

12. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Wir führen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO, in dem alle Datenverarbeitungsvorgänge, Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Auftragsverarbeiter und technisch-organisatorische Maßnahmen dokumentiert sind. Dieses Verzeichnis wird auf Anfrage der zuständigen Aufsichtsbehörde vorgelegt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Datenschutzerklärung