Vom Angebot zur Rechnung: der Belegfluss
Ein Verkaufsvorgang durchläuft in der Regel mehrere Belege: aus dem Angebot wird ein Auftrag, aus dem Auftrag ein Lieferschein, daraus die Rechnung, und wenn nicht gezahlt wird, folgt die Mahnung. OfficeOmni erzeugt jeden dieser Folgebelege aus dem vorhergehenden heraus, übernimmt dabei Kunde, Positionen und Konditionen und merkt sich die Verbindung. Dieser Artikel zeigt, welche Übergänge es gibt, was dabei mitwandert und was nicht.
Die Kette auf einen Blick
Oben in der Belegvorschau liegt eine Leiste mit sechs Punkten. Sie beschriftet die Stationen des Vorgangs: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Proforma, Rechnung und Mahnung. Ein Punkt leuchtet, sobald ein Beleg dieser Art im Vorgang tatsächlich existiert — der angezeigte Beleg selbst zählt dabei mit. OfficeOmni verfolgt dafür die gesamte Kette nach oben und nach unten, nicht nur die direkten Nachbarn.
Wo Sie den Folgebeleg starten
Es gibt drei Wege, und alle drei führen zum selben Ergebnis.
- Aus der Belegvorschau. Öffnen Sie den Ursprungsbeleg. In der Aktionsleiste stehen nur die Schaltflächen, die zu seiner Belegart passen — bei einem Angebot etwa Auftrag erstellen und Rechnung erstellen, bei einer Rechnung Lieferschein erstellen, Packliste erstellen und Mahnung erstellen.
- Aus dem Kontextmenü der Belegliste. Markieren Sie den Beleg, öffnen Sie das Kontextmenü und gehen Sie auf Weiteres Dokument erstellen. Auch dieses Untermenü blendet aus, was nicht passt.
- Über die Schaltfläche „Neu aus“ im Detailbereich unterhalb der Belegliste. Der Kurzhinweis lautet „Weiteres Dokument erstellen (Lieferschein, Gutschrift, Storno, …)“.
Welcher Übergang wann angeboten wird
| Ausgangsbeleg | Angebotene Folgebelege |
|---|---|
| Angebot | Auftrag erstellen, Rechnung erstellen, Proforma-Rechnung erstellen. Dazu Angebot bearbeiten, Angebot duplizieren und Automatisierung planen. |
| Auftrag | Lieferschein erstellen, Rechnung erstellen, Packliste erstellen, Handelsrechnung erstellen. Dazu Auftrag bearbeiten, Auftrag duplizieren und Serviceauftrag anlegen. |
| Lieferschein | Rechnung erstellen, Packliste erstellen, Handelsrechnung erstellen. |
| Proforma-Rechnung | Rechnung erstellen. |
| Rechnung | Lieferschein erstellen, Packliste erstellen, Handelsrechnung erstellen, Mahnung erstellen und Rechnung korrigieren. |
| Mahnung | Die nächste Mahnstufe über Mahnung erstellen. |
| Abschlagsrechnung | Weitere Abschlagsrechnung erstellen und Schlussrechnung erstellen. |
Bei einem Schreiben und einer Schlussrechnung bietet OfficeOmni keinen Folgebeleg an — diese Belege stehen am Rand oder am Ende der Kette. Die Vorlage Wiederkehrende Rechnung kennt nur Rechnung erstellen und Wiederkehrende Rechnung bearbeiten.
Was in den Folgebeleg übernommen wird
Der neue Beleg öffnet sich als eigenes Fenster, bereits gefüllt. Übernommen werden:
| Angabe | Was passiert |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde des Ursprungsbelegs wird gesetzt. |
| Lieferadresse | Die im Ursprungsbeleg gespeicherte Lieferadresse hat Vorrang vor den Stammdaten des Kunden. Sie gilt nur für diesen Beleg und schreibt nichts in die Kundenakte zurück. |
| Positionen | Alle Positionen werden als eigenständige Kopien übernommen. Sie bekommen eine neue Kennung und verweisen nicht auf die Zeilen des Ursprungsbelegs — Ausnahme ist der Lieferschein aus einem Auftrag, siehe unten. |
| BestellNr. und Externe Nr. | Werden mitgenommen, damit die Referenz des Kunden erhalten bleibt. |
| Leistung von / Leistung bis | Werden aus dem Quelldokument übernommen. Fehlen sie dort, bleibt die Vorbelegung der Neuanlage stehen. |
| Skonto | Skonto-Prozentsatz, Skonto-Tage und Skonto-Betrag wandern aus dem Belegkopf mit. |
| Rabatt | Der Rabatt des Belegkopfs wird übernommen. Positionsrabatte hängen an den Positionen und wandern mit diesen mit. |
| Umsatzsteuersatz | Maßgeblich ist der Satz aus dem Kopf des Ursprungsbelegs. Ein bewusst gesetztes 0 % — Kleinunternehmer, Reverse Charge, Ausfuhr — bleibt damit erhalten. |
| Versandkosten | Werden übernommen und, falls der neue Beleg in einem anderen Preismodus arbeitet, zwischen Netto und Brutto umgerechnet. |
Was nicht übernommen wird
- Die Belegnummer. Der Folgebeleg bekommt die nächste freie Nummer seiner eigenen Belegart.
- Das Datum. Der neue Beleg startet mit dem heutigen Tag.
- Der Status. Der Folgebeleg beginnt mit dem Anfangsstatus seiner Belegart, unabhängig davon, wie weit der Ursprungsbeleg war.
- Zahlungen. Erfasste Zahlungseingänge bleiben am Ursprungsbeleg.
- Die Verknüpfung — noch nicht. Verbunden werden die beiden Belege erst, wenn Sie den neuen Beleg speichern. Brechen Sie ab, bleibt der Ursprungsbeleg unverändert.
Lieferschein aus einem Auftrag: nur die offenen Mengen
Der Weg vom Auftrag zum Lieferschein ist der einzige, der die Restmengen mitrechnet. OfficeOmni prüft, was zu diesem Auftrag bereits geliefert wurde, und stellt nur die noch offenen, physisch lieferbaren Positionen mit ihrer Restmenge in den neuen Lieferschein.
Positionen, die sich nicht ausliefern lassen — Dienstleistungen, Versandkosten, Rabatt- und Hinweiszeilen —, bleiben außen vor. Sie lassen sich über das Häkchen Alle Positionen anzeigen im Lieferschein einblenden; der Kurzhinweis dazu lautet: „Auch nicht lieferbare Auftragspositionen (z. B. Dienstleistungen oder Versandkosten) in der Positionstabelle anzeigen. Sie werden nur zur Information gezeigt — nicht ausgeliefert und nicht auf dem Lieferschein gedruckt.“
Ist nichts mehr offen, entsteht kein leerer Beleg. Stattdessen meldet OfficeOmni: „Alle lieferbaren Positionen dieses Auftrags sind bereits vollständig geliefert oder der Auftrag enthält keine lieferbaren Positionen.“
Wenn es den Folgebeleg schon gibt
OfficeOmni verbietet den zweiten Beleg nicht, warnt aber. Wurde zu einem Ursprungsbeleg bereits ein Beleg derselben Art erstellt, erscheint eine Rückfrage mit den vorhandenen Nummern und dem Titel „Belegart bereits vorhanden“.
Beim Erstellen einer Rechnung ist die Warnung deutlicher. Existiert bereits eine Rechnung zu diesem Angebot, Auftrag, Lieferschein oder zu dieser Proforma-Rechnung, lautet der Titel Achtung – Rechnung bereits vorhanden, und die Vorbelegung der Rückfrage ist Nein.
Gibt es zu einer dieser vorhandenen Rechnungen bereits eine Rechnungskorrektur, eskaliert die Rückfrage zu Achtung – Rechnungskorrektur vorhanden. Der Text warnt ausdrücklich vor doppelter Fakturierung. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst den Vorgang, bevor Sie fortfahren.
Wenn der Übergang nicht möglich ist
- Enthält der Ursprungsbeleg keine Positionen, bricht OfficeOmni mit „Keine Positionen für dieses Dokument vorhanden.“ ab.
- Passt die Belegart nicht zur gewählten Aktion, erscheint „Nur ein Belegart-Dokument kann hier verwendet werden.“
- Ist bereits ein Fenster zum Erstellen eines Dokuments geöffnet, bricht OfficeOmni ab und meldet: „Es ist bereits ein Fenster zum Erstellen eines Dokuments geöffnet. Bitte schließen Sie dieses zuerst.“
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