Angebotssoftware & Auftragsverwaltung
Erstellen Sie professionelle Angebote, wandeln Sie angenommene Angebote ohne doppelte Dateneingabe in Aufträge um und steuern Sie Status, Positionen, Lieferungen, Zahlungen und Folgebelege in einem durchgängigen Workflow.
Angebots- & Auftragsverwaltung
Angebote erstellen, Aufträge steuern und Folgebelege ohne doppelte Eingabe erzeugen.
Mit der Angebotssoftware und Auftragsverwaltung von OfficeOmni erstellen Sie Angebote, übernehmen angenommene Belege in Aufträge und führen den Vorgang bis zu Lieferschein und Rechnung weiter. Kunden, Positionen, Preise, Texte und Konditionen bleiben miteinander verknüpft.
Für wen eignet sich das Modul?
Angebots- und Auftragssoftware für Unternehmen mit wiederkehrenden Belegabläufen.
OfficeOmni eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die Angebote professionell erstellen, angenommene Leistungen strukturiert weiterverarbeiten und den gesamten Vorgang für mehrere Mitarbeiter nachvollziehbar halten möchten.
Dienstleister & Handwerk
Leistungen, Materialien und freie Positionen anbieten und nach der Annahme direkt als Auftrag weiterführen.
Handel & E-Commerce
Artikel, Mengen, Preise und Lieferadressen aus vorhandenen Stammdaten in Angebote und Aufträge übernehmen.
Projektgeschäft
Angebote, Aufträge, Abschläge, Lieferungen und Schlussrechnungen als zusammenhängenden Vorgang dokumentieren.
Word- und Excel-Ablösung
Einzelne Dateien und manuelle Übertragungen durch einheitliche Belege, Nummernkreise und Statuswerte ersetzen.
Vom Angebot zum Auftrag – ohne Daten erneut einzugeben
Ein angenommener Beleg wird per Klick zum Auftrag. Daraus entstehen anschließend Lieferschein und Rechnung. Kundendaten, Positionen, Mengen, Preise, Texte, Rabatte und Steuerschlüssel werden übernommen und bleiben mit dem ursprünglichen Vorgang verknüpft.
- Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung in einem nachvollziehbaren Belegablauf.
- Auftragsbestätigung, Proforma-Rechnung sowie Abschlags- und Schlussrechnung im selben Editor erstellen.
- Folgebelege bleiben mit ihrem Ursprung verknüpft, damit Mitarbeiter den Verlauf jederzeit nachvollziehen können.
Ein Beleg-Editor für 16 Dokumentarten
Rechnung, Proforma- und Stornorechnung, Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Bestellung, Schreiben, Rechnungskorrektur, Mahnung, Abschlags- und Schlussrechnung, Handelsrechnung, Packliste und wiederkehrende Rechnung: Sie wählen die Dokumentart aus, während sich Felder und Abläufe passend anpassen. Belege können in bis zu acht Sprachen sowie mit eigenem Logo, Farben und optionalen Designvorlagen erstellt werden.
- Ein einheitlicher Editor für unterschiedliche Dokumentarten reduziert Wechsel und doppelte Eingaben.
- Mehrsprachige Belege, unter anderem auf Deutsch, Englisch und Französisch.
- Eigenes Briefpapier, Logo, Farben und optionale Belegdesigns für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Status im Blick – vom Entwurf bis zum abgeschlossenen Auftrag
Angebote und Aufträge besitzen jeweils passende Statuswerte. Angebote können beispielsweise als Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt oder abgelaufen geführt werden. Bei Aufträgen erkennen Sie, ob sie noch bearbeitet, teilweise geliefert, abgeschlossen oder storniert wurden.
- Passende Statuswerte für Angebot, Auftrag und die daraus entstehenden Folgebelege.
- Gültigkeitsdauer, Bearbeitungsstand und Lieferfortschritt bleiben übersichtlich sichtbar.
- Angenommene Angebote können ohne erneute Erfassung in einen Auftrag oder eine Rechnung übernommen werden.
Und außerdem
Schneller zum fertigen Beleg
KI-Positionen aus Freitext
Anfragetext einfügen: Der KI-Assistent erkennt mögliche Positionen, Mengen und Preise als prüfbare Vorschläge für neue Belegzeilen.
Dokumentvorschau
Die Vorschau zeigt, wie der fertige Beleg beim Kunden erscheint. Nach Änderungen können Sie die Darstellung gezielt aktualisieren und kontrollieren.
Artikel & Lager verbunden
Positionen können aus der Artikelverwaltung übernommen werden. Zusätzlich stehen Dienstleistungen und freie Positionen für individuelle Leistungen zur Verfügung.
Steuerlogik mit Plausiprüfung
Steuerschlüssel wie 0 %, 7 % oder 19 % sowie besondere Sachverhalte können je Position berücksichtigt werden. Plausibilitätsprüfungen helfen dabei, unvollständige oder widersprüchliche Angaben frühzeitig zu erkennen.
E-Rechnung für Folgerechnungen
Wird aus einem Angebot später eine Rechnung, kann OfficeOmni diese als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, technisch prüfen und für den Versand vorbereiten.
Eigenes Design
Logo, Farben, Briefpapier und optionale Belegvorlagen sorgen für Angebote im einheitlichen Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
Durchgängige Prozesse
Angebote und Aufträge bleiben mit Kunden, Artikeln und Folgebelegen verbunden.
Die Angebots- und Auftragsverwaltung arbeitet nicht isoliert. Sie greift auf vorhandene Kunden- und Produktdaten zu und führt angenommene Vorgänge ohne doppelte Erfassung bis zu Lieferung, Rechnung und E-Rechnung weiter.
Häufige Fragen
Fragen zu Angeboten und Aufträgen in OfficeOmni
Wie wird ein Angebot in einen Auftrag umgewandelt?
Das angenommene Angebot kann per Klick in einen Auftrag übernommen werden. Kunde, Positionen, Mengen, Preise, Texte, Rabatte und Steuerschlüssel werden weitergeführt. Ursprung und Folgebeleg bleiben miteinander verknüpft.
Können Angebote dupliziert und als Vorlage verwendet werden?
Ja. Bestehende Angebote können dupliziert und für ähnliche Anfragen angepasst werden. Dadurch müssen wiederkehrende Positionen, Texte und Konditionen nicht vollständig neu erfasst werden.
Welche Arten von Positionen können verwendet werden?
Sie können Produkte aus der Artikelverwaltung, hinterlegte Dienstleistungen und freie Positionen miteinander kombinieren. Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte und Steuerschlüssel werden je Position gepflegt.
Können unterschiedliche Rechnungs- und Lieferadressen verwendet werden?
Ja. Die Rechnungsadresse stammt aus den Kundendaten, während je Angebot oder Auftrag eine abweichende Lieferadresse ausgewählt oder erfasst werden kann.
Kann aus einem Auftrag eine Teillieferung erstellt werden?
Ja. Für lieferbare Positionen oder Teilmengen kann ein Lieferschein erzeugt werden. Noch offene Mengen bleiben im Auftrag nachvollziehbar und können später weitergeliefert werden.
Sind Abschlags- und Schlussrechnungen möglich?
Ja. Der gemeinsame Beleg-Editor unterstützt neben normalen Rechnungen auch Abschlags- und Schlussrechnungen. Die konkrete Verknüpfung richtet sich nach dem zugrunde liegenden Auftrag und dem gewählten Abrechnungsablauf.
Können Angebote in mehreren Sprachen erstellt werden?
Ja. OfficeOmni unterstützt mehrsprachige Belege. Bezeichnungen, Standardtexte und Belegangaben können passend zur ausgewählten Dokumentsprache ausgegeben werden.
Kann eine Folgerechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden?
Bereit, Angebotssoftware & Auftragsverwaltung produktiv zu nutzen?
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