Kundenstammdaten drucken

Manchmal soll der Kundenbestand auf Papier: als Liste für eine Besprechung, als Beleg für die Ablage oder als Anlage zu einer Auswertung. Eine eigene Schaltfläche Drucken gibt es in der Kundenverwaltung nicht. Der Weg zum Ausdruck führt über das Export-Center: Sie erzeugen ein PDF im Firmenlayout und drucken es aus dem PDF-Betrachter. Dieser Artikel beschreibt, wie das Blatt entsteht und was darauf steht.

So entsteht das druckfertige Blatt

1. Öffnen Sie die Kundenverwaltung und klicken Sie auf Exportieren.
2. Wählen Sie im Fenster Kunden exportieren die Kunden aus, die auf das Blatt sollen, und klicken Sie auf Weiter zum Export. Wie die Auswahl im Einzelnen funktioniert, steht unter Kunden exportieren: Auswahl, Format und Spalten.
3. Wählen Sie im Export-Center im Schritt Modul & Format unter Exportformat den Eintrag PDF.
4. Wählen Sie darunter eine Vorlage. PDF-Bericht (Professionell) bringt Logo, Firmenkopf, Fußbereich, Summenzeile und Seitenzahlen mit. Kundenliste kompakt verzichtet auf Logo und Fußbereich und ist damit sparsamer im Verbrauch.
5. Stellen Sie im Schritt Spalten wählen zusammen, was in der Tabelle stehen soll. Für ein A4-Blatt im Hochformat sind wenige Spalten besser lesbar als viele.
6. Prüfen Sie im Schritt Vorschau & Optionen die Live-Vorschau und passen Sie die Layout-Optionen an.
7. Starten Sie im Schritt Export ausführen den Export, speichern Sie die Datei und öffnen Sie sie über Datei öffnen. Drucken Sie das PDF anschließend aus Ihrem PDF-Programm.

Was auf dem Blatt steht

Das PDF entsteht im Format A4 hoch. Auf der ersten Seite steht — sofern der Firmenkopf eingeschaltet ist — der Briefkopf Ihres Betriebs, darunter der Titel und dann die Tabelle.

Reicht die Liste über mehrere Seiten, trägt jede Folgeseite eine schmale Kopfzeile aus Titel, Firmenname und Seitennummer statt des vollen Briefkopfs. Die Tabellenüberschrift wird auf jeder Seite wiederholt.

Welche Angaben in die Tabelle gehören

Ohne Änderung enthält die Tabelle zehn Spalten: Kundennummer, Vorname, Nachname, Anrede, E-Mail, die erste Telefonnummer, Straße, PLZ, Ort und Land. Das ergibt eine klassische Kundenliste, die im Hochformat gut lesbar bleibt.

Für andere Zwecke stellen Sie die Spalten im Schritt Spalten wählen um. Bewährte Zusammenstellungen:

• Telefonliste: Kundennummer, Nachname, beide Telefonnummern, E-Mail.
• Anschriftenliste für den Versand: Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land.
• Steuerangaben zur Kontrolle: Kundennummer, Nachname, USt-IdNr., Steuernummer, Land.
• Konditionsübersicht: Kundennummer, Nachname, Zahlungsbedingung, Zahlungsart, Skonto, Rabatt.

Wenn Sie eine dieser Zusammenstellungen öfter brauchen, speichern Sie sie im Schritt Vorschau & Optionen über Als Vorlage speichern. Die Vorlage merkt sich Spaltenauswahl und Layout-Optionen und steht beim nächsten Ausdruck wieder bereit.

Berichte statt Stammdatenliste

Geht es Ihnen nicht um die Stammdaten, sondern um Zahlen zum Kundenbestand, führt der Weg über das Fenster Reports & Analysen. Der Bericht Kundenanalyse in der Gruppe STAMMDATEN wird dort als fertiges Dokument angezeigt. Über der Vorschau liegt eine Leiste mit dem Format A4 oder A3, der Wahl zwischen Hochformat und Querformat sowie den Schaltflächen PDF und Drucken. Drucken öffnet den Druckdialog von Windows und schickt den Bericht direkt an den Drucker.

Der Bericht ist in Abschnitte gegliedert — Kundenübersicht, Kundenentwicklung je Monat, Top-Kunden, ABC-Analyse, Wachstum und Rückgang, inaktive und reaktivierte Kunden, Zahlungsrisiko und Stammdatenqualität. Was dort im Einzelnen steht, beschreibt Die Kundenanalyse lesen.

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