Die Kundenanalyse lesen

Die Kundenanalyse ist der Bericht über Ihren gesamten Kundenbestand: Sie wählen einen Zeitraum, und OfficeOmni rechnet daraus vier Seiten Kennzahlen — wer gekauft hat, wer neu dazugekommen ist, wer weggeblieben ist, wo Geld offen steht und wo die Stammdaten Lücken haben. Dieser Artikel erklärt, welche Zahl wie zustande kommt, damit Sie den Bericht richtig lesen.

Wo die Kundenanalyse liegt

1. Öffnen Sie in der Navigation den Punkt Reports. Es öffnet sich das Fenster OfficeOmni – Reports & Analysen.
2. Wählen Sie in der linken Spalte unter der Überschrift STAMMDATEN den Eintrag Kundenanalyse.
3. Der Bericht wird berechnet und als Seitenvorschau angezeigt. Während der Berechnung steht dort Kundenanalyse wird berechnet…

Zeitraum und Vergleichszeitraum

Über der Vorschau liegt die Filterleiste mit dem Feld Zeitraum, den beiden Datumsfeldern Von und Bis sowie den Schaltflächen Aktualisieren und Excel. Sobald Sie den Zeitraum oder eines der Datumsfelder ändern, rechnet OfficeOmni den Bericht selbsttätig neu — Aktualisieren brauchen Sie nur, wenn zwischenzeitlich Belege dazugekommen sind.

Der Vergleichszeitraum lässt sich nicht getrennt einstellen. OfficeOmni nimmt immer denselben Zeitraum ein Jahr früher: Wählen Sie den laufenden Monat, wird gegen den gleichen Monat des Vorjahres gerechnet. Beide Zeiträume stehen im Kopf des Berichts, zusammen mit dem Firmennamen und dem Erstellungszeitpunkt.

Welche Belege in den Umsatz einfließen

Alle Umsatzzahlen der Kundenanalyse sind Netto-Beträge und folgen derselben Regel:

• Rechnungen zählen positiv.
• Gutschriften und Rechnungskorrekturen mindern den Umsatz.
• Stornierte Belege und Entwürfe zählen überhaupt nicht.
• Maßgeblich ist das Belegdatum, nicht der Zahlungseingang. Ob eine Rechnung bezahlt ist, spielt für den Umsatz keine Rolle.
• Belege ohne Kundenzuordnung bleiben außen vor.

Für die Zählung der Kunden gilt eine engere Regel: Als Aktivität zählt nur eine gültige Rechnung. Ein Kunde, der im Zeitraum ausschließlich ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten hat, taucht in der Kundenanalyse nicht als aktiver Kunde auf.

Seite 1: Kundenübersicht

Die erste Seite beginnt mit neun Kennzahlenkarten. Sie beziehen sich alle auf den gewählten Zeitraum.

Darunter folgt das Balkendiagramm Kundenentwicklung je Monat (Neu / Aktiv / Reaktiviert) mit einer Säulengruppe pro Monat des Zeitraums, und anschließend Umsatzanteil Neukunden / Bestandskunden: zwei Balken, die zeigen, welcher Teil des Umsatzes aus dem Bestand kam und welcher von Kunden, die in diesem Zeitraum zum ersten Mal gekauft haben.

Seite 2: Top-Kunden und ABC-Analyse

Die zweite Seite listet die zwanzig umsatzstärksten Kunden des Zeitraums, zeichnet die ersten zehn davon als Balkendiagramm und fasst darunter die ABC-Klassen zusammen. Beides ist ausführlich beschrieben in Umsätze und Top-Kunden auswerten und ABC-Klassifizierung und Kundenstatus verstehen.

Seite 3: Wachstum, Rückgang, Inaktive und Reaktivierte

Die dritte Seite vergleicht jeden Kunden mit sich selbst im Vorjahreszeitraum.

• Kunden mit stärkstem Umsatzwachstum — bis zu zehn Kunden, die im Vergleichszeitraum bereits Umsatz hatten und jetzt mehr machen. Sortiert nach der größten Zunahme in Euro, nicht nach Prozent.
• Kunden mit relevantem Umsatzrückgang — bis zu zehn Kunden, die mindestens 30 Prozent und mindestens 500 Euro verloren haben. Kleine Rückgänge werden bewusst nicht gemeldet. Die Spalte Empfehlung enthält je nach Lage Seit … Tagen keine Bestellung (wenn die letzte Rechnung mehr als 90 Tage her ist), Kontakt prüfen (bei einem Rückgang von 50 Prozent oder mehr) oder Angebotspotenzial.
• Inaktive Kunden (umsatzstärkste zuerst) — bis zu 25 Kunden, deren letzte Rechnung 180 Tage oder länger zurückliegt. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Gesamtumsatz über die ganze Geschäftsbeziehung, damit der wertvollste verlorene Kunde oben steht.
• Reaktivierte Kunden — bis zu 25 Kunden, deren erste Rechnung im Zeitraum mindestens 180 Tage nach der davor liegenden Rechnung ausgestellt wurde. Die Tabelle zeigt beide Daten nebeneinander.

Seite 4: Zahlungsrisiko und Stammdatenqualität

Kunden mit Zahlungsrisiko führt bis zu 30 Kunden mit offenen oder überfälligen Forderungen auf, die höchste Überfälligkeit zuerst. Fällig wird eine Rechnung am Belegdatum zuzüglich des hinterlegten Zahlungsziels. Die Spalte Risikostufe ergibt sich so:

Stammdatenqualität prüft danach den kompletten Kundenbestand — nicht nur die Kunden des Zeitraums — auf acht Punkte: Kunden ohne E-Mail-Adresse, ohne Telefonnummer, ohne Ansprechpartner, ohne Zahlungsziel, ohne vollständige Rechnungsadresse, Geschäftskunden ohne USt-IdNr., Kunden ohne Land und mögliche Dubletten. Jede Zeile nennt Anzahl und Anteil.

Aus denselben Prüfungen entstehen darunter die Datenpflege-Empfehlungen als Liste konkreter Sätze. Mögliche Dubletten (zu prüfen) nennt bis zu 15 Einträge, die über den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer zusammenfallen. Beim Namensvergleich bleiben Rechtsformzusätze wie GmbH oder KG außen vor, damit „Muster GmbH" und „Muster" als ein Treffer erscheinen.

Drucken, als PDF sichern, nach Excel geben

Über der Seitenvorschau liegt eine eigene Leiste: das Feld Format mit den Werten A4 und A3, daneben die Wahl zwischen Hochformat und Querformat, dann PDF und Drucken. Eine Änderung an Format oder Ausrichtung baut die Vorschau neu auf; der Bericht bricht dann anders um.

Die Schaltfläche Excel in der Filterleiste schreibt eine Arbeitsmappe mit den Kennzahlen und vier Tabellen: Top-Kunden, ABC-Analyse, Zahlungsrisiko und Stammdatenqualität. OfficeOmni schlägt einen Dateinamen aus Berichtsname und Datum vor und öffnet die Datei nach dem Speichern.

Wenn der Bericht leer bleibt

Steht in der Vorschau der Satz Für den ausgewählten Zeitraum liegen keine umsatzwirksamen Kundendaten vor., dann gibt es im gewählten Zeitraum keine gültigen Rechnungen — häufig, weil der Zeitraum zu eng gewählt ist oder die Belege noch Entwürfe sind. Erscheint dagegen Die Kundenanalyse konnte nicht erstellt werden., ist die Berechnung abgebrochen; versuchen Sie es mit Aktualisieren erneut.

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