Eingehende E-Mails einem Kunden zuordnen
Eine E-Mail gehört fast immer zu jemandem: zu einem Kunden, zu einem Beleg, zu einer Sendung. OfficeOmni erkennt den Kunden in vielen Fällen selbst und schlägt ihn vor — bestätigen müssen aber Sie. Dieser Artikel zeigt, wie der Vorschlag zustande kommt, wie Sie ihn übernehmen, wie Sie ihn übergehen und wie Sie eine falsche Zuordnung wieder lösen.
Wozu die Zuordnung gut ist
Eine zugeordnete Mail taucht in der Kundenakte im Reiter E-MAILS und im Reiter VERLAUF auf. Wer später fragt, was mit diesem Kunden besprochen wurde, findet die Nachricht dort — unabhängig davon, wer sie damals gelesen hat. Ohne Zuordnung bleibt die Mail im Postfach und sonst nirgends.
Verknüpfungen im Lesebereich
Öffnen Sie den Bereich E-Mail und wählen Sie eine Nachricht aus. Unter dem Kopf des Lesebereichs stehen die bestehenden Verknüpfungen als kleine Pillen. Jede Pille trägt einen Namen; ist sie automatisch entstanden, zeigt sie zusätzlich ein Blitzsymbol mit dem Hinweistext Automatisch zugeordnet.
- Ein Klick auf die Pille öffnet das verknüpfte Objekt — bei einem Kunden die Kundenakte.
- Das × am rechten Rand der Pille entfernt die Verknüpfung wieder.
Der Kunden-Vorschlag
Ist zu einer Nachricht noch kein Kunde verknüpft, blendet OfficeOmni unter den Pillen ein Band ein. Es beginnt mit Kunden-Vorschlag:, nennt den erkannten Kunden und dahinter den Grund, aus dem er erkannt wurde.
- ✓ Zuordnen übernimmt den Vorschlag. In der Statuszeile erscheint anschließend „Mit Kunde verknüpft: …", und der Kunde steht als neue Pille im Lesebereich.
- × blendet den Vorschlag aus. Die Nachricht bleibt unverknüpft; der Vorschlag kehrt in dieser Sitzung für diese Mail nicht zurück.
Das Band erscheint nur, solange kein Kunde verknüpft ist. Sobald eine Kunden-Pille existiert, verschwindet es.
Wie der Vorschlag zustande kommt
OfficeOmni vergleicht Absenderadresse, Absendername und Betreff der Nachricht mit den gespeicherten Kunden. Dabei gelten drei Regeln mit unterschiedlicher Sicherheit. Je Kunde zählt die stärkste Regel; angezeigt wird der Kunde mit der höchsten Sicherheit.
| Regel | Bedeutung |
|---|---|
| E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt — 100 % | Die Absenderadresse steht genau so in einem der vier E-Mail-Felder des Kunden: der allgemeinen Adresse, der Rechnungsadresse, der E-Rechnungsadresse oder der Zusatzadresse. |
| Gleiche Domain — 70 % | Der Teil hinter dem @ stimmt mit der Domain einer hinterlegten Kundenadresse überein. Freie Postfachanbieter wie gmail.com, gmx.de, web.de oder t-online.de zählen dabei nicht — sonst wäre jeder Privatabsender ein Treffer. |
| Kundenname im Absender/Betreff — 55 % | Der Name des Kunden oder sein Firmenname taucht im Absendernamen oder im Betreff auf. Namen unter vier Zeichen bleiben außen vor. |
Damit die stärkste Regel greifen kann, müssen die E-Mail-Adressen am Kunden gepflegt sein. Eine Adresse, die nirgends im Kundenstamm steht, kann OfficeOmni nicht erkennen.
Kunden selbst auswählen
Wenn kein Vorschlag erscheint oder der vorgeschlagene Kunde nicht passt, wählen Sie den richtigen selbst aus.
- Wählen Sie die Nachricht im Lesebereich aus.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste über der Nachricht auf Kunde.
- Es öffnet sich das Fenster Zu Kunde zuordnen. Oben stehen unter Intelligente Vorschläge bis zu fünf erkannte Kunden mit Grund und Prozentwert. Ein Klick auf Zuordnen neben einem Vorschlag übernimmt ihn sofort.
- Passt keiner davon, nutzen Sie darunter Alle Kunden (Suche: Name, Firma, E-Mail, Kundennr.). Tippen Sie in das Suchfeld; die Liste schrumpft mit.
- Markieren Sie den Kunden und klicken Sie auf Übernehmen. Ein Doppelklick auf die Zeile bewirkt dasselbe.
Gibt es zu einer Nachricht überhaupt keine Treffer, steht statt der Überschrift der Hinweis Keine intelligenten Vorschläge für diese Mail — die Suche darunter funktioniert trotzdem.
Eine Zuordnung wieder lösen
Klicken Sie im Lesebereich auf das × der betreffenden Pille. Die Statuszeile meldet „Verknüpfung entfernt". Die Nachricht selbst bleibt unverändert, nur die Verbindung zum Kunden ist weg. Danach erscheint bei der nächsten Auswahl der Mail wieder der Kunden-Vorschlag — Sie können also korrigieren, ohne von vorn zu beginnen.
Zuordnung nachträglich anstoßen
Neue Nachrichten werden beim Abholen automatisch geprüft. Für ältere Mails holen Sie das nach: Klicken Sie in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen Sie Zuordnung aktualisieren. OfficeOmni erkennt dann erneut Kunde, Beleg, Bestellung und Sendung und verknüpft automatisch, was eindeutig ist. Die Statuszeile meldet den Fortschritt.
Die Schaltfläche Kunde setzt das Bearbeitungsrecht im E-Mail-Bereich voraus. Fehlt es, meldet OfficeOmni Zugriff verweigert, und das Fenster öffnet sich nicht.
Das Ergebnis in der Kundenakte
Öffnen Sie den Kunden per Doppelklick in der Kundenverwaltung und wechseln Sie auf den Reiter E-MAILS. Dort stehen empfangene und gesendete Nachrichten gemischt, jeweils mit Richtung, Betreff, Gegenstelle und Datum. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Nachrichtentext. Ist nichts vorhanden, meldet der Reiter Keine E-Mails vorhanden.
Die Liste speist sich aus mehreren Quellen: aus den Verknüpfungen auf den Kunden, aus Verknüpfungen auf einen seiner Ansprechpartner und — bei gesendeten Nachrichten — aus den Empfängeradressen, die am Kunden hinterlegt sind. Eine Mail an einen Ansprechpartner landet also ebenfalls in der Akte des Kunden.
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