Belege per E-Mail versenden
Angebote, Rechnungen und Mahnungen gehen in den meisten Betrieben per E-Mail hinaus. In OfficeOmni starten Sie den Versand aus der Belegvorschau: Ein Klick auf Versenden wechselt ins E-Mail-Modul, legt dort eine neue Nachricht an, trägt die Adresse des Kunden ein, hängt die PDF des Belegs an und wählt die passende Textvorlage. Sie prüfen den Text und schicken die Mail ab.
Den Versand starten
- Öffnen Sie den Beleg in der Belegvorschau, etwa mit einem Doppelklick in der Belegliste.
- Klicken Sie in der Schaltflächenleiste auf Versenden.
- OfficeOmni wechselt ins E-Mail-Modul und öffnet dort einen neuen Reiter zum Schreiben. Das Hauptfenster kommt dabei nach vorn.
- Prüfen Sie Empfänger, Betreff, Text und Anhang.
- Klicken Sie auf Senden.
- OfficeOmni fragt nach: „Möchten Sie die E-Mail wirklich senden?“ mit den Empfängern darunter. Bestätigen Sie mit Ja.
Der Beleg selbst bleibt in seinem Reiter geöffnet. Sie können ihn also nebenher weiter ansehen, während die Mail entsteht.
Welche Adresse eingetragen wird
OfficeOmni sucht die Empfängeradresse in der Kundenakte und nimmt die erste, die gefüllt ist — in dieser Reihenfolge:
| Reihenfolge | Feld in der Kundenakte |
|---|---|
| 1 | Die E-Mail-Adresse für Rechnungen |
| 2 | Die allgemeine E-Mail-Adresse |
| 3 | Die E-Mail-Adresse für E-Rechnungen |
| 4 | Die zusätzliche E-Mail-Adresse |
Findet sich dort nichts und gehört der Beleg zu einer eBay-Bestellung, greift OfficeOmni auf die Adresse aus der Bestellung zurück. Bleibt auch das ergebnislos, ist das Feld AN leer und Sie tragen die Adresse von Hand ein.
Welche Adressen beim Kunden hinterlegt sind, sehen Sie ohne Umweg im Reiter Informationen der Belegvorschau: Die Karte Kunde & Adressen zeigt die allgemeine Adresse und darunter die Zeilen Rechnung: und E-Rechnung:.
Hat der Kunde eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen, pflegen Sie sie einmal in der Kundenakte. Danach greift sie bei jedem Beleg automatisch.
Der Anhang
Die PDF des angezeigten Belegs hängt OfficeOmni von selbst an. Liegt die Datei in der Cloud, lädt OfficeOmni sie vorher herunter; liegt sie lokal, nimmt es die Datei aus dem Dokumentenordner.
Die Anhänge stehen als Karten unter der Betreffzeile. Dort finden Sie:
- Anhängen — weitere Dateien vom Rechner hinzufügen, etwa ein Datenblatt oder eine Lieferbestätigung.
- Anhang entfernen — an jeder Karte, entfernt die Datei aus dieser Nachricht.
- Rechts die Gesamtgröße aller Anhänge in MB. Der Wert hilft, bevor eine Mail beim Empfänger an einer Größenbegrenzung scheitert.
Sind keine Anhänge vorhanden, ist die Zone eingeklappt; die Büroklammer neben der Betreffzeile blendet sie ein.
Vorlagen für den Mailtext
Der Nachrichtentext kommt aus einer Vorlage. OfficeOmni wählt sie nach der Belegart aus: Zu einer Rechnung gehört die Rechnungsvorlage, zu einem Angebot die Angebotsvorlage. Bei einer Mahnung entscheidet zusätzlich die Mahnstufe, welche Vorlage greift.
Gibt es für eine Belegart noch keine Vorlage, legt OfficeOmni beim ersten Versand eine Standardvorlage an, damit Betreff und Text nicht leer bleiben.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Vorlage | Auswahlliste der vorhandenen Vorlagen, unter der Schreibfläche. Der Kurzhinweis lautet „Vorlage in die Nachricht übernehmen“ — die Auswahl schreibt Betreff und Text sofort in die Nachricht. |
| Signatur | Ein Kontrollkästchen. Ist es gesetzt, hängt OfficeOmni die Signatur an; erst dann lässt sich daneben die Art wählen: Standard, Rechnungsversand, Angebot oder Support / Allgemein. Der Bleistift daneben trägt den Kurzhinweis „Signatur bearbeiten“. |
| Vorlagen verwalten | Öffnet die Verwaltung der E-Mail-Vorlagen. Die Schaltfläche liegt rechts im Statusband am unteren Rand. |
Platzhalter
Vorlagen dürfen Platzhalter enthalten, die OfficeOmni beim Öffnen mit den echten Werten füllt. Die Werte stammen aus dem Beleg, dem Kunden, Ihrer Firma, den Belegpositionen und dem Absenderkonto — etwa Rechnungsnummer, Bestellnummer und Gesamtbetrag (Brutto). Die vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter bietet der Editor beim Schreiben an.
Die Felder der Nachricht
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| VON | Das Absenderkonto. Sind mehrere Konten eingerichtet, wählen Sie hier aus. |
| AN | Die Empfänger. Der Kurzhinweis lautet: „Empfänger hinzufügen – Enter, Komma oder Semikolon trennt“. Der Umschalter Cc/Bcc rechts daneben — Kurzhinweis „Cc/Bcc anzeigen“ — klappt die beiden weiteren Zeilen auf. |
| BETREFF | Kommt aus der Vorlage und lässt sich frei ändern. Änderungen erscheinen sofort in der Vorschau. |
Oben links schaltet ein Segment zwischen drei Ansichten um: Nachricht zeigt das Schreibfeld, in dem die Signatur unten mit im Text steht, Vorschau zeigt die fertige Mail so, wie der Empfänger sie sieht, und HTML zeigt den Quelltext.
Rechts oben liegt neben Senden ein Pfeil mit dem Kurzhinweis Entwurfs-Aktionen. Darin stehen Entwurf jetzt speichern, Vorlagen verwalten… und Entwurf verwerfen.
Senden und was danach passiert
Beim Klick auf Senden wechselt die Schaltfläche auf Senden… und ist gesperrt, bis der Versand durch ist. Danach meldet OfficeOmni: „E-Mail erfolgreich gesendet.“
Mit dem Versand geschieht dreierlei:
- Der Beleg bekommt das Kennzeichen Rechnung versendet. In der Statusübersicht der Belegvorschau wechselt dessen Symbol von Rot auf Grün.
- Die Nachricht erscheint in der Karte Verknüpfte E-Mails des Belegs — mit Richtung, Betreff, Partner und Datum. Von dort öffnen Sie sie später wieder.
- OfficeOmni legt eine Kopie im Ordner der gesendeten Elemente Ihres Postfachs ab.
Schlägt der Versand fehl, meldet OfficeOmni „Fehler beim Senden der E-Mail:“ mit dem Grund. Der Entwurf bleibt erhalten, Sie können ihn nach der Korrektur erneut abschicken.
Eine schon zu diesem Beleg vorhandene Mail lässt sich nachträglich zuordnen: In der Karte Verknüpfte E-Mails führt das Pluszeichen zum Auswahldialog, der Kurzhinweis dazu lautet „E-Mail mit diesem Beleg verknüpfen“.
Wenn der Versand gesperrt ist
Eine Rechnungskorrektur, die den Steuerkontext verändert, lässt sich nicht versenden. OfficeOmni bricht den Klick auf Versenden ab und meldet: „Diese Rechnungskorrektur verändert den Steuerkontext (Grund: Steuerfehler) und kann bis zum Ausbau der Steuerlogik nicht versendet werden.“
Dieselbe Sperre greift, wenn eine Korrektur einen Steuersatz trägt, den die Originalrechnung nicht hat. Die Meldung nennt in diesem Fall den Weg: Für Steuerkorrekturen wählen Sie im Korrektur-Assistenten den Grund Steuerfehler.
Alle anderen Belegarten lassen sich ohne Einschränkung versenden — auch dann, wenn der Beleg noch im Entwurf steht. Prüfen Sie vor dem Klick auf Senden, ob der angehängte Beleg wirklich der freigegebene Stand ist.
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