Plausibilitätsprüfung vor dem Speichern
Ein fehlender Kunde, eine leere Positionsliste, ein Platzhalter im Schlusstext, der auf diesem Beleg nichts findet — solche Kleinigkeiten fallen erfahrungsgemäß erst auf, wenn die Rechnung beim Kunden liegt. OfficeOmni prüft deshalb im Belegeditor laufend mit und zeigt das Ergebnis hinter der Schaltfläche Plausi in der oberen Leiste.
Ihr Kurzhinweis sagt, worum es geht: Qualität und Plausibilität – Hinweise zum aktuellen Dokument. Ein Klick öffnet die Karte Qualität / Plausibilität mit einer Zeile je Prüfung, jeweils mit farbigem Symbol — grün für erledigt, auffällig für offen.
Was geprüft wird
| Prüfung | Meldung | Was dahintersteckt |
|---|---|---|
| Kunde | Kunde: OK / Kunde fehlt | Ist ein Kunde aus der Kundenverwaltung zugeordnet? Ohne ihn druckt die Belegvorschau nur einen Platzhalter statt der Anschrift. |
| Steuernummer / USt-ID | Steuernummer/USt-ID: OK / Steuernummer/USt-ID fehlt | Prüft die Angaben des Kunden. Es genügt eine der beiden — USt-IdNr. oder Steuernummer. Bei Geschäftskunden im EU-Ausland ist die USt-IdNr. Voraussetzung für die steuerfreie Lieferung. |
| IBAN | IBAN: OK / IBAN fehlt | Prüft Ihre eigene Bankverbindung: zuerst die Standard-Bankverbindung der Firma, ersatzweise die IBAN aus dem Firmenprofil. Ohne sie weiß der Kunde nicht, wohin er zahlen soll. |
| Positionen | Positionen: OK (7) / Keine Positionen | Zählt die Zeilen des Belegs. Die Zahl in Klammern ist die tatsächliche Anzahl — ein schneller Gegencheck, ob wirklich alles drin ist. |
| Negative Beträge | Negative Beträge: OK / Negative Beträge gefunden | Sucht nach Positionen mit negativem Netto- oder Bruttopreis oder negativer Menge. |
| Leere Platzhalter | Variable <…> ist leer | Nimmt sich Einleitungs- und Schlusstext des Belegs vor, sammelt alle darin verwendeten Platzhalter und meldet jeden, der auf diesem Beleg keinen Wert hat. |
Die ersten fünf Zeilen stehen immer da — auch wenn alles in Ordnung ist. Nur so sehen Sie, dass wirklich geprüft wurde. Meldungen über leere Platzhalter kommen dagegen nur dann dazu, wenn tatsächlich einer leer bleibt.
Negative Beträge sind nicht immer ein Fehler
Auf einer normalen Rechnung ist eine Zeile mit negativem Preis fast immer ein Zahlendreher. Es gibt aber Belege, auf denen negative Beträge dazugehören:
- Eine Rechnungskorrektur, die einen Teilbetrag zurücknimmt.
- Ein nachträglicher Abzug als eigene Position, etwa eine Gutschrift für beschädigte Ware.
- Eine Schlussrechnung, in der bereits gezahlte Abschläge abgezogen werden.
Die Prüfung entscheidet das nicht für Sie — sie macht nur darauf aufmerksam. Wenn der negative Betrag beabsichtigt ist, ignorieren Sie die Zeile.
Leere Platzhalter beheben
Steht in Ihrem Schlusstext etwa Ihre Bestellnummer: <BestellNr> und der Beleg hat keine Bestellnummer, druckt der Beleg diesen Satz mit einer Lücke. Genau darauf zielt die Meldung Variable <BestellNr> ist leer. Zwei Wege führen heraus:
- Den Wert nachtragen — die Bestellnummer im Belegkopf eintragen, die USt-IdNr. beim Kunden ergänzen.
- Den Platzhalter aus dem Text nehmen — wenn das Feld bei dieser Belegart grundsätzlich leer bleibt, gehört er nicht in den Standardtext. Siehe Textbausteine im Beleg.
Dasselbe gilt für Platzhalter im Verwendungszweck eines Zahlungs-QR-Codes: Was dort leer bleibt, fehlt später auf dem Kontoauszug.
Wann sich der Blick lohnt
Die Prüfung hält nichts auf — Sie können jeden Beleg speichern und drucken, egal was in der Karte steht. Sie ist ein Hinweisgeber, keine Sperre. Am meisten bringt sie an drei Stellen:
- Vor dem Speichern des ersten Belegs für einen neuen Kunden — dort fehlen Stammdaten am häufigsten.
- Vor dem Versand per E-Mail, weil ein versendeter Beleg sich nicht mehr zurückholen lässt.
- Nach dem Ändern eines Standardtextes, weil neu eingebaute Platzhalter genau hier auffallen.
Häufige Fragen
Verhindert die Prüfung das Speichern eines fehlerhaften Belegs?
Nein. Sie meldet, sperrt aber nicht. Das ist Absicht: Ein Entwurf darf unvollständig sein, und manche Meldungen — etwa negative Beträge auf einer Korrektur — sind gewollt.
Warum meldet die Prüfung „IBAN fehlt“, obwohl der Kunde eine hat?
Diese Zeile prüft Ihre eigene Bankverbindung, nicht die des Kunden. Tragen Sie eine Standard-Bankverbindung in Ihrem Firmenprofil ein.
Aktualisiert sich die Liste während der Arbeit?
Ja. Die Prüfungen werden neu gerechnet, während Sie den Beleg bearbeiten — öffnen Sie die Karte nach einer Änderung einfach erneut.
Gilt die Prüfung für alle Belegarten?
Die Karte gehört zum Belegeditor und steht damit bei jeder Belegart zur Verfügung, die dort bearbeitet wird — vom Angebot bis zur Schlussrechnung.