Textbausteine pflegen

Ein Textbaustein ist ein gespeichertes Textpaar: ein Einleitungstext, der über den Positionen steht, und ein Schlusstext, der darunter erscheint. Jeder Baustein gehört zu genau einer Dokumentart, und je Dokumentart kann einer davon als Standard markiert sein. Dieser Artikel beschreibt die Verwaltung: anlegen, ordnen, mit Platzhaltern füllen und löschen.

Die Verwaltung öffnen

Es gibt zwei Wege in dasselbe Fenster, und sie verhalten sich unterschiedlich:

Dieselbe Verwaltung erreichen Sie im Belegfenster auch über das kleine Symbol neben Einleitung beziehungsweise Schlusstext im Block BEMERKUNG & TEXTE; der Kurzhinweis lautet dort „Vollen Textbaustein-Editor öffnen“.

Der Aufbau des Fensters

Im Kopf steht der Titel Textbausteine verwalten und darunter die Zeile Dokumenttyp: mit der aktuellen Dokumentart und der Zahl der Einträge. Rechts daneben erinnert ein Kasten an das Tastenkürzel Strg + S für Speichern.

Links liegt die ÜBERSICHT: ein Suchfeld Baustein suchen … und darunter der Baum. Jede Dokumentart bildet einen Ordner, rechts daneben steht die Zahl der enthaltenen Bausteine. Die Suche greift ausschließlich auf den Titel zu. Ganz unten liegt Neuen Textbaustein anlegen.

Rechts arbeiten Sie am gewählten Baustein:

Beide Editoren lassen sich über den Trennbalken dazwischen in der Höhe verschieben. In der Fußzeile steht Ausgewählt: mit dem Titel, dazu die Kennzeichen Schreibgeschützt und Standard, sofern sie zutreffen.

Einen Textbaustein anlegen

1. Klicken Sie unten links auf Neuen Textbaustein anlegen.
2. Haben Sie das Fenster aus den Einstellungen geöffnet, fragt OfficeOmni zuerst unter dem Titel Dokumentart wählen: „Für welche Dokumentart soll der neue Textbaustein angelegt werden?“ Wählen Sie die Dokumentart und bestätigen Sie. Aus einem Beleg heraus entfällt dieser Schritt — die Dokumentart steht bereits fest.
3. Tragen Sie einen TITEL ein und schreiben Sie Einleitungs- und Schlusstext.
4. Speichern Sie mit Speichern oder Strg+S.

Nach dem Anlegen erscheint der Hinweis Neuer Textbaustein mit dem Text „Bitte Titel und Text eingeben und dann speichern.“ Der erste Baustein einer Dokumentart wird automatisch als Standard markiert. Speichern Sie einen völlig leeren Baustein, meldet OfficeOmni Textbaustein unvollständig: „Bitte mindestens einen Titel oder Text eingeben, bevor der Textbaustein gespeichert wird.“

Der Standard-Baustein

Je Dokumentart gilt genau ein Baustein als Standard. Schalten Sie Standard-Baustein ein, verliert der bisherige Standard derselben Dokumentart diese Markierung, und OfficeOmni speichert die Änderung ohne weitere Rückfrage. In der Übersicht trägt der Standard ein grünes Kennzeichen Standard.

Platzhalter einsetzen

Platzhalter stehen im Text als Schlüssel in spitzen Klammern und werden beim Zeichnen des Dokuments durch den echten Wert ersetzt. Im Editor erscheinen sie als gelbe Kästchen.

1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der der Wert stehen soll.
2. Klicken Sie auf Platzhalter. Das Suchfeld Platzhalter suchen … öffnet sich, darunter die nach Bereichen gruppierte Liste. Findet die Suche nichts, steht dort Keine Treffer.
3. Klicken Sie den gewünschten Eintrag an. Er wird an der Cursorstelle eingefügt.

Alternativ tippen Sie im Editor ein <; OfficeOmni schlägt dann passende Platzhalter direkt am Cursor vor. Der Hinweis rechts in der Leiste lautet „Gelbe Felder zeigen die Werte aus dem aktuellen Beleg.“, wenn Sie die Verwaltung aus einem Beleg geöffnet haben — sonst „Gelbe Felder werden im Dokument durch echte Werte ersetzt.“

Texte gestalten

Beide Editoren haben eine eigene Werkzeugleiste. Sie bietet Rückgängig und Wiederholen, Fett, Kursiv, Unterstrichen und Durchgestrichen, Textfarbe und Hintergrundfarbe, Schriftart und Schriftgröße, die vier Ausrichtungen einschließlich Blocksatz, Einzug vergrößern und verkleinern, Formatierung entfernen, nummerierte Liste und Aufzählungsliste, hoch- und tiefgestellten Text, Link einfügen und entfernen, Bild einfügen, Trennlinie einfügen, eine Tabelle mit Zeilenverschiebung sowie QR Code einfügen.

Duplizieren und löschen

Duplizieren legt eine Kopie des gewählten Bausteins an; der Titel der Kopie endet auf „(Kopie)“. So bauen Sie eine zweite Fassung für dieselbe Dokumentart, ohne den Text neu zu schreiben.

Löschen fragt zurück: „Möchten Sie den Textbaustein … wirklich unwiderruflich löschen?“ Danach ist der Baustein weg.

Wenn Filter und Baustein nicht zusammenpassen

Speichern Sie einen Baustein, während die Ansicht auf eine andere Dokumentart gefiltert ist, hält OfficeOmni an und fragt unter Dokumentart prüfen: „Der Textbaustein gehört zur Dokumentart „…“, angezeigt wird aber gerade „…“. Speichern in der ursprünglichen Dokumentart fortsetzen?“ So landet kein Text versehentlich in der falschen Gruppe.

QR-Codes im Textbaustein

Neben Text und Bildern nimmt ein Baustein auch einen Zahlungs-QR-Code auf — einen SEPA-Überweisungscode oder einen PayPal.Me-Code. Der Verwendungszweck darf dabei dieselben Platzhalter enthalten wie der übrige Text, sodass auf jeder Rechnung die richtige Belegnummer im Code steht. Wie das geht, steht in QR-Code für Zahlungen auf den Beleg bringen.

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