Mahnstufen und Mahnvorschläge
OfficeOmni beobachtet im Hintergrund, welche Rechnungen überfällig werden, und schlägt die passende Mahnstufe vor. Die Vorschläge sammeln sich an der Glocke in der Kopfzeile; erstellt wird eine Mahnung erst, wenn Sie es anstoßen. Dieser Artikel erklärt, wie die Stufen entstehen, nach welchen Regeln der Vorschlagslauf arbeitet und welche Sperren ihn zurückhalten.
Die Mahnstufen
| Stufe | Bezeichnung |
|---|---|
| 0 | Zahlungserinnerung |
| 1 | 1. Mahnung |
| 2 | 2. Mahnung |
| 3 | Die letzte Stufe. Danach meldet OfficeOmni Maximale Mahnstufe erreicht. |
Die erreichte Stufe steht an der Rechnung selbst und erscheint in der Belegliste in der Spalte Mahnstufe als Stufe 1, Stufe 2 oder Stufe 3, farblich abgestuft. Im Filterbaum lässt sich die Gruppe Mahnwesen auf Alle Mahnungen, Angemahnte Rechnungen, Mahnstufe 1, Mahnstufe 2, Mahnstufe 3 und Überf. ohne Mahnung einschränken.
Eine Stufe gilt als erreicht, sobald ein Eintrag im Mahnregister vorliegt. Den erzeugen beide Wege: das Speichern einer Mahnung aus der Belegvorschau und der Schnellvermerk aus der Belegliste.
Wie der Vorschlagslauf arbeitet
Der Lauf startet nach dem Anmelden von selbst — der erste rund zwanzig Sekunden nach dem Programmstart, danach im eingestellten Takt von standardmäßig vier Stunden. Ein Prüfabstand unter fünfzehn Minuten ist nicht möglich. Eine Ein-/Aus-Schaltung gibt es nicht; der Lauf schlägt nur vor und versendet nichts.
Der Lauf startet nur für Anmeldungen mit Rechten für die Buchhaltung beziehungsweise das Verwalten von Mahnungen. Wer diese Rechte nicht hat, sieht an der Glocke keine Mahnvorschläge.
Der Lauf geht alle Rechnungen durch, die weder storniert noch bezahlt sind, und prüft je Rechnung:
- Ist überhaupt noch etwas offen? Gerechnet wird der effektive offene Betrag — Brutto abzüglich Zahlungen und abzüglich Rechnungskorrekturen. Steht er auf null oder ist ein Guthaben entstanden, gibt es keinen Vorschlag.
- Ist die Rechnung überfällig? Fällig wird sie am Belegdatum plus Zahlungsziel. Am Fälligkeitstag selbst passiert noch nichts. Ist kein Zahlungsziel hinterlegt, rechnet der Lauf ab dem Belegdatum — anders als die Belegliste, die solche Rechnungen nie als überfällig führt.
- Welche Stufe ist an der Reihe? Maßgeblich sind die Tage seit Fälligkeit und die bereits erreichte Stufe.
- Ist der Mindestabstand zur letzten Mahnung eingehalten?
Dieselbe Stufe wird nie zweimal vorgeschlagen. Vorgeschlagen wird immer nur die nächsthöhere Stufe.
Die Schwellen
Die Stufen hängen an drei Abständen. In der Vorgabe ergibt das folgende Schwellen, jeweils gerechnet ab dem Fälligkeitstag:
| Stufe | Tage nach Fälligkeit | Mindestabstand zur Vorstufe | Frist | Mahngebühr | Zinssatz |
|---|---|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 30 | — | 14 Tage | 0,00 € | 0 % p.a. |
| 1. Mahnung | 44 | 14 Tage | 10 Tage | 5,00 € | 5,0 % p.a. |
| 2. Mahnung | 58 | 14 Tage | 7 Tage | 10,00 € | 5,0 % p.a. |
Gebühr, Frist und Zinssatz aus dieser Tabelle sind reine Vorschlagswerte für die Anzeige an der Glocke. Was am Ende auf der Mahnung steht, tragen Sie im Belegeditor selbst ein — die Mahngebühr wird dort ausdrücklich nicht automatisch gesetzt.
Der Vorschlagslauf kennt die Stufen 0 bis 2. Die dritte Stufe entsteht nie als Vorschlag. Sie legen sie selbst an — aus einer gespeicherten 2. Mahnung in der Belegvorschau oder über den Schnellvermerk in der Belegliste.
Geschäftskunde oder Verbraucher
Für jede Rechnung leitet OfficeOmni aus dem Kundentyp ein Segment ab: B2B bei den Werten Firma, B2B oder Geschäftskunde, in allen anderen Fällen B2C. Die mitgelieferten Regeln gelten für beide Segmente gleichermaßen.
Die Vorschläge an der Glocke
Im Benachrichtigungsbereich der Kopfzeile erscheint der Abschnitt Mahnvorschläge mit der Anzahl daneben. Jede Zeile zeigt:
- ein farbiges Kennzeichen mit der vorgeschlagenen Stufe — Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder Stufe n — in Bernstein, Orange oder Rot,
- den Kundennamen,
- die Zeile „… offen · seit … Tagen überfällig“,
- und darunter „Rechnung … · fällig am …“.
Ein Klick auf die Zeile öffnet die Belegliste; der Kurzhinweis sagt es: „Klicken öffnet die Belegliste“. Rechts liegen zwei kleine Schaltflächen mit den Kurzhinweisen Später erinnern und Diese Rechnung nicht mehr erinnern.
Sortiert wird nach Frische: Ganz oben steht, was gerade erst eine neue Stufe erreicht hat. Bei gleichem Stand kommt zuerst die schärfere Stufe, dann die länger überfällige Rechnung.
Kommen neue Vorschläge hinzu, meldet sich eine Einblendung mit dem Titel ⏰ Mahnvorschläge und dem Text „… neue Mahnvorschläge — Klick öffnet die Übersicht.“
Vorschläge stummschalten
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Später erinnern | Legt den Vorschlag für die eingestellte Schlummerzeit beiseite — in der Vorgabe sieben Tage. Danach taucht er wieder auf. |
| Diese Rechnung nicht mehr erinnern | Blendet die Rechnung dauerhaft aus den Vorschlägen aus. |
Sind Rechnungen stummgeschaltet, steht unter der Liste der Knopf „… Rechnungen stummgeschaltet — wieder erinnern“. Er hebt alle Stummschaltungen auf und stößt sofort einen neuen Lauf an.
Die Stummliste gilt nur für diesen Arbeitsplatz. Eine Kollegin an einem anderen Rechner sieht den Vorschlag weiterhin. Wer eine Rechnung betriebsweit aus dem Mahnlauf nehmen will, setzt den Mahnstopp am Kunden.
Der Mahnstopp am Kunden
In der Kundenakte gibt es das Häkchen Mahnstopp. Der Kurzhinweis lautet: „Es werden keine automatischen Mahnungen mehr für diesen Kunden erstellt.“
Genau so wirkt er auch — und nicht weiter:
- Der Vorschlagslauf überspringt alle Rechnungen dieses Kunden. Es entstehen keine neuen Vorschläge.
- Bereits erstellte Mahnungen bleiben unverändert. Sie werden weder gelöscht noch zurückgesetzt.
- Das manuelle Mahnen bleibt möglich. Weder Mahnung erstellen in der Belegvorschau noch der Schnellvermerk in der Belegliste prüfen den Mahnstopp.
Damit der Stopp nicht übersehen wird, zeigt OfficeOmni ihn an mehreren Stellen als gelbes Kennzeichen Mahnstopp: in der Belegliste am Kunden des markierten Belegs mit dem Kurzhinweis „Mahnstopp aktiv – keine Mahnungen für diesen Kunden“, in der Kundenliste mit dem Kurzhinweis „Mahnstopp aktiv – Kunde erhält keine Mahnungen.“ und in der Kundensuche als Kennzeichen ohne Kurzhinweis.
Der Mahnstopp ist keine Sperre gegen das Mahnen, sondern eine Sperre gegen das automatische Vorschlagen. Wer bei einem Kunden mit Mahnstopp von Hand mahnt, tut das ohne Rückfrage der Anwendung. Achten Sie in der Belegliste auf das gelbe Kennzeichen, bevor Sie Mahnung anklicken.
Der belegbezogene Mahnstopp
Neben dem Mahnstopp am Kunden gibt es einen Stopp für einzelne Belege: Trägt ein Eintrag im Mahnregister die Notiz „Mahnstopp“ oder den Status Storniert, nimmt der Vorschlagslauf diesen Beleg aus. Beide Stopps wirken unabhängig voneinander.
Was einen Vorschlag noch verhindert
| Lage | Folge |
|---|---|
| Rechnung storniert oder als bezahlt gekennzeichnet | Kein Vorschlag. |
| Offener Betrag null oder Guthaben | Kein Vorschlag — auch dann, wenn die Rechnung nur durch Korrekturen auf null gefallen ist. |
| Fälligkeit noch nicht überschritten | Kein Vorschlag. |
| Mindestabstand zur letzten Mahnung nicht erreicht | Die nächste Stufe wartet. |
| Erreichte Stufe bereits gleich hoch oder höher | Kein erneuter Vorschlag derselben Stufe. |
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