ABC-Klassifizierung und Kundenstatus verstehen

OfficeOmni ordnet jeden Kunden zwei Kennzeichen zu, die sich niemand von Hand ausdenken muss: die ABC-Klasse sagt, wie viel Umsatz an einem Kunden hängt, der Aktivitätsstatus sagt, ob er noch kauft. Beide werden aus den Belegen gerechnet. Dieser Artikel nennt die genauen Regeln — und die dritte Kennzeichnung, die Sie selbst vergeben: die Status-Farbe.

Die ABC-Klasse: die Rechenregel

Die ABC-Klasse ist eine Pareto-Einteilung. OfficeOmni geht dafür in vier Schritten vor:

1. Alle Kunden mit positivem Netto-Umsatz werden absteigend nach Umsatz sortiert. Kunden ohne Umsatz fallen heraus.
2. Die Umsätze werden von oben nach unten aufsummiert.
3. Für jeden Kunden zählt der bereits erreichte Anteil vor ihm: Liegt er unter 80 Prozent, ist der Kunde A. Liegt er unter 95 Prozent, ist der Kunde B. Sonst C.
4. Kunden ohne positiven Umsatz erhalten keine Klasse; in der Liste steht dort ein Strich.

Dass der Anteil vor dem Kunden zählt und nicht der Anteil einschließlich seines eigenen Umsatzes, hat eine wichtige Folge: Der umsatzstärkste Kunde ist immer A — auch dann, wenn er allein schon 90 Prozent des Umsatzes trägt. Ein Beispiel mit 100.000 Euro Gesamtumsatz:

Für den Umsatz gilt dieselbe Regel wie im übrigen Berichtswesen: Netto, Rechnungen positiv, Gutschriften und Rechnungskorrekturen mindernd, stornierte Belege und Entwürfe zählen nicht, maßgeblich ist das Belegdatum.

Zwei Stellen, zwei Bezugszeiträume

Die Formel ist überall dieselbe, die Datenbasis nicht:

• In der Kundenliste bezieht sich die Spalte ABC-Klasse immer auf den Netto-Umsatz des laufenden Kalenderjahres.
• Im Bericht Kundenanalyse bezieht sich die Klasse auf den eingestellten Zeitraum — bei der Voreinstellung ebenfalls das laufende Jahr, bei „LetztesJahr" oder einem Quartal entsprechend anders.

Dass derselbe Kunde in der Liste B und im Bericht A ist, ist deshalb kein Widerspruch, sondern eine Frage des Zeitraums. Und weil die Klasse immer relativ zum gesamten Firmenumsatz entsteht, kann ein Kunde von A nach B rutschen, ohne selbst weniger gekauft zu haben — es genügt, dass andere mehr gekauft haben.

Die ABC-Klasse in der Kundenliste einblenden

1. Öffnen Sie in der Kundenverwaltung die Schaltfläche Ansichten.
2. Wählen Sie Kennzahl-Spalten wählen ….
3. Haken Sie ABC-Klasse an, bei Bedarf zusätzlich Aktivitätsstatus.
4. Bestätigen Sie mit Übernehmen. Die Spalten erscheinen rechts in der Liste.

Die ABC-Analyse im Bericht

Auf der zweiten Seite der Kundenanalyse steht unter ABC-Analyse eine Tabelle mit einer Zeile je Klasse: Klasse, Kundenanzahl, Umsatz, Umsatzanteil und Ø Umsatz je Kunde. Klassen ohne Kunden werden weggelassen.

Wird es eng an der Spitze, ergänzt OfficeOmni darunter einen Warnsatz nach dem Muster „3 A-Kunden erzeugen 82,4 % des Gesamtumsatzes. Die Abhängigkeit von einzelnen Großkunden ist erhöht." Dieser Satz erscheint, wenn die A-Kunden mindestens 70 Prozent des Umsatzes tragen und dabei höchstens ein Fünftel der umsatzwirksamen Kunden ausmachen.

Der Aktivitätsstatus

Der Aktivitätsstatus beantwortet die Frage, wann ein Kunde zuletzt etwas von Ihnen bekommen hat. Grundlage ist das jüngste Dokument beliebigen Typs — auch ein Angebot oder ein Lieferschein zählt, nicht nur eine Rechnung. Stornierte Belege und Entwürfe bleiben außen vor. Die Regeln werden in dieser Reihenfolge geprüft; die erste, die zutrifft, gewinnt.

Kunden ganz ohne Beleg erhalten den Wert Kein Dokument vorhanden.

Die Status-Farbe: Ihre eigene Kennzeichnung

Neben den gerechneten Kennzeichen gibt es eine dritte, die Sie selbst setzen. In der Kundenakte im Reiter Stammdaten, Block Identität, liegen die Felder Status / Hinweis und Status-Farbe. Der Hinweistext ist frei — die Maske schlägt Beispiele wie „zahlt oft verspätet" oder „sehr zuverlässig" vor.

Der farbige Punkt und der Hinweistext stehen in der Kundenliste in der Spalte Status; im Kopf der Kundendetails erscheint stattdessen ein farbiges Warnzeichen mit dem Hinweistext als Kurzinfo. Über die Filter der Kundenliste lässt sich die Liste unter Status / Warnung auf Kritisch (Rot), Vorsicht (Gelb), Positiv (Grün) oder Info (Schwarz) einschränken.

Wofür Sie die Einstufungen im Alltag nutzen

• Betreuung priorisieren: A-Kunden sind wenige und tragen den größten Teil des Umsatzes. Ein A-Kunde mit dem Status Inaktiv ist der dringendste Anruf in Ihrer Liste.
• Klumpenrisiko erkennen: Wenn drei A-Kunden über 80 Prozent tragen, ist das eine Aussage über Ihr Geschäftsrisiko, nicht nur über Ihre Umsatzverteilung.
• Aktionen zuschneiden: Blenden Sie Aktivitätsstatus als Spalte ein, um die Kunden mit dem Wert Verloren für eine Rückgewinnungsaktion zu erkennen.
• Zahlungsmoral festhalten: Was OfficeOmni nicht rechnen kann — Erfahrungen aus Gesprächen —, gehört in Status / Hinweis mit passender Farbe. Rot sorgt dafür, dass niemand versehentlich den nächsten Auftrag schreibt.

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