Die Artikelanalyse lesen

Die Artikelanalyse hält Ihren Artikelstamm gegen die geschriebenen Rechnungen: Welche Artikel tragen den Umsatz, welche sind eingebrochen, welche liegen ohne Absatz im Regal, und wo stimmt die Preispflege nicht. In OfficeOmni heißt dieser Bericht Produktanalyse. Er entsteht als seitenweises Dokument, das Sie am Bildschirm durchblättern, drucken, als PDF sichern oder nach Excel ausgeben können. Dieser Artikel geht ihn Abschnitt für Abschnitt durch und erklärt, wie die Zahlen zustande kommen.

Wo Sie den Bericht finden

1. Öffnen Sie in der Navigation den Bereich Reports. Es öffnet sich das Fenster OfficeOmni – Reports & Analysen.
2. In der linken Spalte stehen die Berichte in zwei Gruppen. Wählen Sie unter der Überschrift STAMMDATEN den Eintrag Produktanalyse.
3. Die Berechnung startet sofort. Solange sie läuft, steht dort Produktanalyse wird berechnet…

Gibt es für den gewählten Zeitraum nichts zu zeigen, erscheint der Hinweis Für den ausgewählten Zeitraum liegen keine umsatzwirksamen Produktdaten vor. Schlägt die Berechnung fehl, meldet OfficeOmni Die Produktanalyse konnte nicht erstellt werden.

Die Filterleiste

Über dem Bericht steht eine schmale Leiste. Jede Änderung darin löst eine neue Berechnung aus — Sie müssen nicht eigens bestätigen.

Nehmen Sie alle drei Häkchen bei Positionsarten heraus, bleibt der Bericht leer. Wählen Sie ausschließlich Freie Positionen, entfallen alle Abschnitte, die den Artikelstamm auswerten — also Marge, Preisqualität, Stammdatenqualität, Produkte ohne Absatz und die Lager-Hinweise. Frei erfasste Zeilen ohne Artikelbezug werden über ihre Bezeichnung zusammengefasst und in den Tabellen als Freie Position geführt.

Welche Belege in die Zahlen einfließen

Der Bericht rechnet nicht mit dem Warenkorb, sondern mit dem, was berechnet wurde:

• Rechnungen zählen positiv, Rechnungskorrekturen ziehen ab.
• Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen und Mahnungen bleiben außen vor. Auch Gutschriften erzeugen hier keinen Umsatz.
• Belege im Status Entwurf und stornierte Belege werden übersprungen.
• Innerhalb eines Belegs bleiben Leerzeilen und Versandpositionen unberücksichtigt.
• Der Wert einer Zeile ist Menge mal Einzelpreis netto abzüglich des Positionsrabatts.

Als Vergleich zieht OfficeOmni immer denselben Zeitraum ein Jahr früher heran. Sie stellen dazu nichts ein; jede Spalte „Umsatz Vgl.“ und jede Prozentangabe bezieht sich auf dieses Vorjahresfenster.

Der Kopf des Berichts

Über der ersten Seite steht die Überschrift PRODUKTANALYSE. Darunter links Ihr Firmenname, die Zeile Bericht: Produktanalyse, der ausgewertete Zeitraum und die Auswahl der Positionsarten im Klartext, rechts Erstellt am mit Datum und Uhrzeit sowie der herangezogene Vergleich. Damit ist auf jedem Ausdruck nachvollziehbar, worauf sich die Zahlen beziehen.

Produktübersicht: die acht Kennzahlen

Die erste Seite beginnt mit acht Karten.

Darunter folgt das Balkenbild Produktaktivität je Monat (verkaufsaktiv / neu erstmals verkauft). Je Monat des Zeitraums stehen zwei Balken nebeneinander: Verkaufsaktiv zählt die Artikel, die in diesem Monat verkauft wurden, Neu erstmals verkauft die, deren allererster Verkauf in diesen Monat fällt. Am Ende der Seite stellt Umsatzverteilung – Top-10 vs. übrige Produkte beide Blöcke als Balken mit Betrag und Prozentanteil gegenüber.

Topseller und Portfolio

Die zweite Seite zeigt zuerst die Top-20-Produkte nach Netto-Umsatz mit den Spalten Rang, Artikelnr., Produkt, Kategorie, Menge, Umsatz, Umsatz Vgl., Entw. %, Ø VK und Letzter Verk. Der Durchschnittspreis in Ø VK ist gerechnet, nicht gepflegt: Umsatz geteilt durch Menge. Er liegt deshalb unter Ihrem Listenpreis, sobald Rabatte im Spiel waren.

Es folgt dasselbe als Balkendiagramm für die ersten zehn Artikel, danach die Mengen-Topseller — die fünfzehn Artikel mit der höchsten verkauften Stückzahl. Diese Liste weicht bewusst von der Umsatzliste ab: Ein Kleinteil kann die Mengenliste anführen und in der Umsatzliste gar nicht auftauchen.

Unter den Tabellen steht ein Satz zur Umsatzkonzentration, etwa Die zehn umsatzstärksten Produkte erzeugen 63,4 % des gesamten Produktumsatzes. Liegt der Anteil bei mindestens 60 Prozent und haben Sie mehr als zehn umsatzwirksame Artikel, ergänzt OfficeOmni: Die Umsatzkonzentration auf wenige Artikel ist erhöht.

Entwicklung und Nachfrage

Die dritte Seite vergleicht mit dem Vorjahr.

Produkte mit stärkstem Umsatzwachstum listet bis zu zehn Artikel, die im Vorjahreszeitraum bereits Umsatz hatten und jetzt darüber liegen. Sortiert wird nach dem Zuwachs in Euro, nicht nach Prozent — so stehen die Artikel oben, die wirklich Geld gebracht haben.

Produkte mit relevantem Umsatzrückgang ist bewusst eng gefasst. Ein Artikel erscheint nur, wenn beide Bedingungen zutreffen: Der Umsatz ist um mindestens 30 Prozent gefallen und der Rückgang beträgt mindestens 250 Euro. Damit bleiben Kleinstschwankungen draußen. Die Spalte Hinweis trägt einen von drei Sätzen:

Produkte ohne Absatz im Zeitraum nennt bis zu 25 aktive Artikel, die im Zeitraum auf keiner Rechnung standen, mit Letzter Verk., Tage o. Verk., VK netto und Bestand. Die Reihenfolge ist auf Handlungsbedarf getrimmt: zuerst Artikel mit Lagerbestand, dann die mit dem höchsten Verkaufspreis, dann die am längsten liegenden. Wurden alle aktiven Artikel verkauft, steht dort Alle aktiven Produkte wurden im Zeitraum verkauft.

Marge, Preisqualität und Datenpflege

Die vierte Seite erscheint nur, wenn Produkte oder Dienstleistungen angehakt sind.

Margenstarke Produkte zeigt fünfzehn Artikel, geordnet nach Rohertrag. Die Einstandskosten sind die im Zeitraum verkaufte Menge mal dem heute am Artikel hinterlegten Einkaufspreis netto — nicht der Einkaufspreis zum Zeitpunkt des Verkaufs. Darauf weist der Bericht selbst hin: Margenberechnung basiert auf aktuell hinterlegten Einkaufspreisen. Fehlen die Einkaufspreise, meldet er, dass eine Margenauswertung nicht möglich ist.

Produkte mit auffälliger oder niedriger Marge prüft bis zu 20 aktive Artikel gegen ihre gepflegten Preise. Vier Befunde sind möglich:

Produkt-Stammdatenqualität zählt anschließend Lücken im Stamm und nennt zu jeder Prüfung Anzahl und Anteil: Artikel ohne Artikelnummer, ohne Produktname, ohne Kategorie, ohne Verkaufspreis, ohne Einkaufspreis, ohne EAN, ohne Hersteller und ohne Bild. Liegen Bestandsdaten vor, kommen Inaktive Produkte mit Lagerbestand und Aktive Produkte ohne Lagerbestand hinzu. Aus derselben Zählung entstehen darunter die Datenpflege-Empfehlungen als kurze Aufzählung, etwa „48 Produkte haben keinen Einkaufspreis.“

Zum Schluss folgen die Lager-Hinweise — bis zu 20 Artikel mit Bestand, Mindest, Melde, Menge Zeitraum und einem Status:

Ohne Bestandsdaten entfällt der Abschnitt und der Bericht vermerkt das ausdrücklich.

Den Bericht weitergeben

Über der Vorschau steht die Werkzeugleiste des Dokumentbetrachters. Unter Format wählen Sie A4 oder A3 und daneben Hochformat oder Querformat; der Bericht wird für die neue Größe neu umbrochen. PDF speichert ihn als Datei, Drucken gibt ihn auf einem Drucker aus.

Die Schaltfläche Excel in der Filterleiste geht einen anderen Weg: Sie schreibt die acht Kennzahlen und die Tabellen Top-Produkte nach Umsatz, Mengen-Topseller, Margenstarke Produkte, Stammdatenqualität und Lager-Hinweise in eine Arbeitsmappe. Der Dateiname ist mit Datum vorbelegt; nach dem Speichern öffnet OfficeOmni die Datei.

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