Belege exportieren

Aus der Belegliste führen mehrere Wege nach draußen: einzelne Belege als PDF, ganze Listen als Excel- oder CSV-Datei, die maschinenlesbare E-Rechnung und die Versanddaten einer Sendung. Dieser Artikel zeigt, wo die Ausgabewege liegen, was sie erzeugen und für welche Belegarten sie überhaupt angeboten werden.

Die Ausgabewege im Überblick

Daneben gibt es die Wege, die kein Datei-Export sind, aber dasselbe Ziel verfolgen: PDF öffnen und Drucken. Drucken liegt in der Werkzeugleiste und im Rechtsklick-Menü, PDF öffnen nur im Rechtsklick-Menü.

Daten exportieren: das Export-Center

Der Eintrag Daten exportieren (Excel/CSV)… im Menü Import / Export öffnet das Fenster Export-Center mit dem Untertitel „Schritt für Schritt zum Export.“ Links führt eine Schrittleiste durch vier Stationen:

1. Modul & Format — Datenquelle, Ausgabeformat, Vorlage und Dateiname
2. Spalten wählen — welche Felder in die Datei kommen
3. Vorschau & Optionen — Kontrolle vor dem Lauf
4. Export ausführen

Im ersten Schritt wählen Sie unter Datenquelle / Modul aus, was exportiert werden soll — der Untertitel lautet „Wählen Sie die Datenquelle für den Export. Alle Daten werden direkt aus OfficeOmni geladen.“ Als Exportformat stehen PDF, Excel und CSV zur Wahl; die Liste der Vorlagen richtet sich nach dem gewählten Format. Das Feld Dateiname nimmt ein Muster auf, vorgeschlagen wird {Modul}_{Datum}. Verfügbar sind die Variablen {Modul}, {Datum}, {FirmaName}, {BenutzerName} und {Format}.

Bei CSV erscheint zusätzlich der Block CSV-Optionen mit Trennzeichen, Encoding und dem Häkchen Kopfzeile (Header) einschließen.

In der linken Randspalte liegt der Bereich OPTIONEN mit den Häkchen Logo anzeigen, Firmenkopf, Fußbereich, Summen, Nur aktive Produkte und Nur mit Bestand. Darunter zeigt ein kleiner Kasten laufend Datensatzzahl, gewähltes Format und gewähltes Modul an.

Dokumente herunterladen (PDF)

Dieser Weg holt die fertigen PDF-Dateien mehrerer Belege auf einmal ab.

1. Markieren Sie in der Liste die gewünschten Belege. Ist nichts markiert, nimmt OfficeOmni den aktuell ausgewählten Beleg.
2. Wählen Sie im Menü Import / Export den Eintrag Dokumente herunterladen (PDF). Der Kurzhinweis lautet „Ausgewählte Dokumente als PDF-Dateien speichern“.
3. Wählen Sie den Zielordner.

OfficeOmni legt je Beleg einen eigenen Unterordner an, benannt nach Belegnummer und Belegart. Zum Schluss meldet eine Benachrichtigung Download abgeschlossen mit der Zahl der gespeicherten Dateien und der Zahl der Belege; fehlgeschlagene Belege werden gesondert gezählt.

Das Untermenü Exportieren am einzelnen Beleg

Ein Rechtsklick auf eine Zeile der Belegliste öffnet das Kontextmenü. Darin liegt das Untermenü Exportieren. Es erscheint nur bei Belegarten, die OfficeOmni als PDF ausgeben kann: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Proforma-Rechnung.

Darüber im selben Menü liegen Drucken und PDF öffnen.

Versanddaten als CSV

Der Eintrag Versanddaten (CSV) öffnet den Speichern-Dialog Versanddaten (CSV) speichern; vorgeschlagen wird ein Dateiname aus Belegart, Belegnummer und dem Zusatz Versand. Die Datei enthält genau zwei Zeilen: eine Kopfzeile und eine Datenzeile, mit Semikolon getrennt.

Ausgegeben werden die Belegdaten — Nummer, Belegart, Datum, Kunde, Lieferanschrift, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Versandkosten, Bestellnummer und Trackingnummer — sowie die verknüpften Versanddaten: Dienstleister, Versandservice, Sendungsstatus, Gesamtgewicht und tatsächliche Versandkosten. Ist zur Sendung ein Paket erfasst, kommen dessen Trackingnummer, Gewicht sowie Länge, Breite und Höhe hinzu.

Nach dem Speichern öffnet OfficeOmni den Zielordner und markiert die neue Datei darin.

Wann welcher Weg passt

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