Leitweg-ID und Referenzen
Eine XRechnung muss eine Käuferreferenz tragen — jenes Kennzeichen, mit dem der Empfänger die Rechnung intern zuordnet. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID. OfficeOmni füllt dieses Feld nie leer: Es zieht die Angabe aus einer festen Reihenfolge von Quellen. Dieser Artikel zeigt, welche Quelle wann greift, wo Sie die Leitweg-ID pflegen und welche weiteren Kundenfelder für die E-Rechnung eine Rolle spielen — und welche nicht.
Die Käuferreferenz und ihre Quellen
Die Käuferreferenz ist in der XRechnung eine Pflichtangabe. OfficeOmni geht beim Erzeugen der Datei diese Kette durch und nimmt die erste Angabe, die gefüllt ist:
| Reihenfolge | Quelle | Wo gepflegt |
|---|---|---|
| 1. | Leitweg-ID des Kunden | Kundenakte, Feld Leitweg-ID |
| 2. | Bestellnummer des Belegs | Belegfenster, Feld BestellNr. |
| 3. | Kundennummer | Kundenakte |
| 4. | Belegnummer | Der Beleg selbst |
Der letzte Eintrag ist der Notnagel: Die Belegnummer ist immer vorhanden, damit die Datei nie an einer fehlenden Käuferreferenz scheitert. Formal gültig ist sie damit — fachlich richtig ist sie nur, wenn der Empfänger keine eigene Referenz verlangt.
Pflicht ist die Käuferreferenz, nicht die Leitweg-ID. Wer an eine Behörde fakturiert, muss die Leitweg-ID trotzdem pflegen: Ohne sie schickt OfficeOmni die Bestellnummer, die Kundennummer oder die Belegnummer — und das Rechnungseingangsportal weist die Rechnung ab, weil es die Leitweg-ID erwartet.
Wo die Leitweg-ID gepflegt wird
In der Kundenakte finden Sie im Bereich Konditionen, Steuern & Bank den Abschnitt E-Rechnung. Er enthält sechs Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Leitweg-ID | Die Kennung, mit der ein öffentlicher Auftraggeber die Rechnung an die richtige Stelle leitet. Geht als Käuferreferenz in die XRechnung ein. |
| Lieferantennummer | Ihre Nummer beim Kunden. Wird gespeichert und angezeigt. |
| Referenznummer | Eine weitere Referenz des Kunden. Wird gespeichert und angezeigt. |
| Zahlungsbedingung | Die vereinbarte Zahlungsbedingung des Kunden. |
| Lieferbedingung | Die vereinbarte Lieferbedingung des Kunden. |
| E-Rechnungs-E-Mail | Eine gesonderte Adresse für E-Rechnungen. Wird gespeichert und angezeigt. |
Von diesen Feldern wandert nur die Leitweg-ID in die erzeugte XRechnung. Lieferantennummer, Referenznummer und E-Rechnungs-E-Mail sind reine Merkfelder: Sie werden gespeichert, in der Kundenakte und in der Kundenübersicht angezeigt und lassen sich kopieren — in den Datensatz der E-Rechnung gehen sie nicht ein und steuern auch den Versand nicht.
Die Leitweg-ID erscheint außerdem in der Kundenübersicht auf der Karte des ausgewählten Kunden, beschriftet mit Leitweg-ID.
Zwei E-Mail-Felder, zwei Aufgaben
In der Kundenakte gibt es zwei Felder, deren Namen sich ähneln, die aber unterschiedlich wirken:
| Feld | Wo | Wirkung |
|---|---|---|
| E-Mail für E-Rechnung | Abschnitt Kommunikation | Wird beim Belegversand als Empfängeradresse herangezogen — nach E-Mail für Rechnung und der allgemeinen E-Mail, vor E-Mail Zusatz. Dieselbe Adresse dient auch der Zuordnung eingehender Mails zum Kunden. |
| E-Rechnungs-E-Mail | Abschnitt E-Rechnung | Reines Merkfeld. Wird angezeigt und lässt sich kopieren, steuert aber keinen Versand. |
Wollen Sie E-Rechnungen an eine gesonderte Adresse schicken, tragen Sie sie in E-Mail für E-Rechnung ein — und lassen Sie E-Mail für Rechnung und die allgemeine E-Mail leer, sonst gewinnen diese beiden. Beide Adressen erscheinen in der Kundenübersicht auf der Karte des ausgewählten Kunden, als Zeilen E-Rechnung und E-Rechnung sep., jeweils mit einem Kopiersymbol; dessen Kurzhinweis lautet E-Mail für E-Rechnung kopieren beziehungsweise Separate E-Rechnung-E-Mail kopieren. Kopieren Sie in der Belegvorschau die Kundenangaben, stehen sie dort als Zeilen E-Rechnung: und E-Rechnung separat: untereinander.
Die elektronische Käuferadresse
Als elektronische Käuferadresse — ein weiteres Pflichtfeld der XRechnung — verwendet OfficeOmni das allgemeine Feld E-Mail des Kunden, nicht eines der beiden E-Rechnungs-Felder. Ist es leer, meldet OfficeOmni nach dem Speichern den E-Rechnung-Hinweis: „Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse. Die XRechnung enthält damit keine elektronische Käuferadresse (BT-49) und ist nicht konform (PEPPOL-EN16931-R010). Bitte eine E-Mail beim Kunden hinterlegen.“
Weitere Referenzen im Datensatz
Neben der Käuferreferenz trägt die E-Rechnung noch diese Bezüge, die alle aus dem Beleg oder dem Kunden stammen:
| Bezug | Herkunft |
|---|---|
| Käufer-Kennung | Die Kundennummer |
| Zahlungsreferenz und Verwendungszweck | Die Belegnummer |
| Bezug auf die Vorgängerrechnung | Nummer und Datum der Originalrechnung — nur bei Rechnungskorrektur und Stornorechnung. Ist keine Bezugsnummer bekannt, entfällt der Bezug ersatzlos. |
| Bemerkung | Der Bemerkungstext des Belegs, sofern gefüllt |
| Leistungszeitraum beziehungsweise Leistungsdatum | Die Felder Leistung von, Leistung bis und Lieferdatum des Belegs. Fehlen sie alle, tritt das Belegdatum an ihre Stelle. |
| Lieferanschrift | Die Lieferadresse des Kunden; ist sie leer, dessen Rechnungsanschrift |
| Steuerliche Kennungen des Käufers | USt-IdNr. und Steuernummer des Kunden |
Prüfen Sie bei einem neuen Behördenkunden die Leitweg-ID einmal am lebenden Objekt: Legen Sie eine Rechnung an und klicken Sie im Belegfenster auf ZUGFeRD prüfen, bevor Sie speichern. Der Prüfbericht sagt Ihnen sofort, ob die Käuferreferenz akzeptiert wird.
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