E-Rechnung: Grundlagen und Voraussetzungen
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei mit einem Bild der Rechnung, sondern eine strukturierte XML-Datei, die der Empfänger maschinell einlesen kann. OfficeOmni erzeugt sie im Format XRechnung 3.0 und legt sie bei jedem Speichern einer Rechnung automatisch an — ohne dass Sie etwas einschalten müssen. Dieser Artikel erklärt, was dabei entsteht, für welche Belegarten das gilt und welche Stammdaten vorhanden sein müssen, damit die Datei überhaupt zustande kommt.
Was OfficeOmni erzeugt
Beim Speichern schreibt OfficeOmni eine XML-Datei im Profil XRechnung (technisch: ZUGFeRD CII, Version 2.3). Das ist dasselbe Format, das öffentliche Auftraggeber über ihre Rechnungseingangsportale erwarten. Dieselbe XML wird zusätzlich in die erzeugte PDF eingebettet, sodass eine einzige Datei beides trägt: das lesbare Dokument und den strukturierten Datensatz.
| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Format | XRechnung 3.0 als CII-XML |
| Währung | Immer EUR |
| Zahlungsart im Datensatz | SEPA-Überweisung, mit der Bankverbindung Ihrer Firma |
| Verwendungszweck | Die Belegnummer |
| Zahlungsziel | Ein Satz mit Bruttobetrag und Fälligkeitsdatum, aus den Belegdaten gebildet |
| Dateiname | Belegart, Belegnummer und Zeitstempel, zum Beispiel Rechnung_10245_20260812093015.xml |
Jedes Speichern legt eine neue Datei mit neuem Zeitstempel an. Zu einem Beleg liegen deshalb mit der Zeit mehrere Stände im Ordner. Wo OfficeOmni selbst auf die XML zugreift — etwa beim Klick auf den Statuschip E-Rechnung in der Belegvorschau —, wird immer der jüngste Stand genommen.
Für welche Belegarten
Es gibt zwei getrennte Fragen: Für welche Belegart entsteht beim Speichern eine XML, und für welche Belegart bietet die Belegvorschau später Prüfung und Export an. Die Antworten unterscheiden sich — fünf Belegarten erzeugen eine XML, drei davon lassen sich in der Vorschau auch prüfen und exportieren. Vor dem Speichern prüft ZUGFeRD prüfen im Belegfenster dagegen bei allen fünf.
| Belegart | XML beim Speichern | Prüfen und Exportieren aus der Vorschau |
|---|---|---|
| Rechnung | ja | ja |
| Rechnungskorrektur | ja | ja |
| Stornorechnung | ja | ja |
| Gutschrift | ja | nein |
| Proforma-Rechnung | ja | nein |
| Angebot, Auftragsbestätigung, Auftrag, Lieferschein, Mahnung, Packliste und alle übrigen | nein | nein |
Die Belegart bestimmt auch, als was der Beleg im Datensatz ausgewiesen wird: Rechnung als Rechnung, Gutschrift und Stornorechnung als Gutschrift, Rechnungskorrektur als Berichtigung, Proforma-Rechnung als Proforma. Bei Rechnungskorrektur und Stornorechnung trägt der Datensatz zusätzlich Nummer und Datum der Bezugsrechnung.
Beträge stehen in der E-Rechnung immer positiv. Bei Gutschrift, Storno und Rechnungskorrektur ergibt sich die Richtung aus der Belegart, nicht aus einem Minuszeichen. Auf dem gedruckten Beleg ändert das nichts.
Voraussetzungen in den Firmen-Stammdaten
Die XRechnung wird beim Schreiben streng geprüft. Fehlt eine Pflichtangabe, entsteht gar keine Datei — das Speichern selbst läuft aber weiter. Sie erkennen den Fall im Speichern-Fenster am Schritt E-Rechnung erzeugen mit dem Vermerk Keine XML erzeugt. Wer die Prüfung von Hand anstößt, bekommt den Klartext: „Die E-Rechnung-XML konnte nicht erzeugt werden. Häufigste Ursachen: unvollständige Firmen-Stammdaten (z. B. Telefonnummer, BR-DE-6) oder fehlender Kunde.“
Aus den Firmen-Stammdaten wandern diese Angaben in die E-Rechnung:
| Angabe | Wofür |
|---|---|
| Firmenname, Straße, PLZ, Stadt, Bundesland | Anschrift des Verkäufers |
| Telefonnummer | Kontaktangabe des Verkäufers. Fehlt sie, bricht das Schreiben der Datei ab. |
| E-Mail-Adresse | Kontaktangabe und zugleich die elektronische Verkäuferadresse |
| Ansprechpartner (Vorname, Nachname) | Kontaktname des Verkäufers |
| USt-IdNr. und Steuernummer | Steuerliche Registrierung |
| Registernummer | Kennung des Verkäufers; ohne sie tritt die Steuernummer an ihre Stelle |
| Handelsname | Handelsname des Verkäufers; wandert nur mit, wenn er gepflegt ist |
| Standard-Bankverbindung (IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber) | Zahlungsangaben. Ohne Standard-Bankverbindung greift OfficeOmni auf die Bankfelder der Firma zurück. |
Voraussetzungen beim Kunden
Ohne Kunden gibt es keine E-Rechnung: Name und Anschrift des Käufers sind Pflichtangaben. Ein Barverkauf ohne hinterlegten Kunden erzeugt deshalb keine XML.
Zusätzlich braucht der Kunde eine E-Mail-Adresse. Sie wird als elektronische Käuferadresse übernommen. Fehlt sie, entsteht die Datei zwar, ist aber nicht regelkonform. OfficeOmni meldet das nach dem Speichern als Hinweis E-Rechnung-Hinweis: „Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse. Die XRechnung enthält damit keine elektronische Käuferadresse (BT-49) und ist nicht konform (PEPPOL-EN16931-R010). Bitte eine E-Mail beim Kunden hinterlegen.“ Das Speichern wird davon nicht aufgehalten.
Welche weiteren Kundenfelder eine Rolle spielen — insbesondere die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber —, steht in Leitweg-ID und Referenzen.
Wo die Dateien liegen
Den Ablageort legen Sie in den Einstellungen unter ZUGFeRD XML speichern in fest; daneben liegt der Knopf Ordner.... Als Beispiel steht im Feld z. B. D:\OfficeOmni\ZUGFeRD_XML.
Ist der eingetragene Pfad nicht erreichbar — etwa ein Netzlaufwerk, das gerade nicht verbunden ist —, weicht OfficeOmni selbsttätig auf den lokalen Standardordner C:\OfficeOmni_Data\ZUGFeRD XML aus, statt die Erzeugung abzubrechen.
Prüfen Sie den Ordner nach der Einrichtung einmal nach. Zeigt der Pfad ins Leere, landen die E-Rechnungen still an einer anderen Stelle als erwartet.
Das Prüfmodul
Für die Prüfung einer E-Rechnung nutzt OfficeOmni den amtlichen KoSIT-Validator. Der ist nicht Teil der Programmdateien, sondern wird bei Bedarf einmalig nachgeladen. Beim ersten Prüfversuch fragt OfficeOmni: „Das XRechnung-Prüfmodul (einmaliger Download, ca. 51 MB) ist noch nicht installiert. Jetzt herunterladen?“ Danach steht das Modul dauerhaft auf diesem Rechner bereit. Alles Weitere dazu steht in E-Rechnung prüfen.
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