Was der KI-Assistent kann — und was er nicht tut
Der KI-Assistent begleitet Sie quer durch OfficeOmni: Er beantwortet Fragen zum Programm, sucht Geschäftsdaten heraus und bereitet Entwürfe vor. Was er dabei ausdrücklich nicht tut, ist mindestens so wichtig wie das, was er kann — denn er speichert, bucht und versendet nichts von sich aus.
Den Assistenten öffnen
Die Schaltfläche KI-Assistent liegt in der Kopfleiste des Hauptfensters, rechts neben der globalen Suche. Ein Klick öffnet das Chatfenster; Sie können es offen lassen und daneben weiterarbeiten.
Der Assistent braucht eine Cloud-Anmeldung. Ohne sie meldet er Die KI ist nicht verfügbar. Bitte über die Cloud anmelden. — die Zugangsdaten für den KI-Dienst kommen vom Server und werden nicht am Arbeitsplatz hinterlegt.
Was der Assistent kann
| Aufgabe | Was dabei passiert |
|---|---|
| Fragen zum Programm | Er erklärt Funktionen und zeigt, wo eine Einstellung liegt. |
| Geschäftsdaten finden | Er sucht in Ihren Kunden, Artikeln und Belegen und nennt Treffer mit Kennzahlen. |
| Entwürfe erstellen | Er bereitet Belege, Texte oder E-Mails vor — als Vorschlag, nicht als gespeicherten Datensatz. |
| Module öffnen | Er springt auf Zuruf in den passenden Bereich, etwa in die Kundenverwaltung. |
| Dateien auswerten | Über Datei für den KI-Assistenten wählen übergeben Sie ihm ein Dokument zur Analyse. |
Der Assistent arbeitet dabei mit Ihrem aktuellen Arbeitskontext. Fragen Sie ihn zu einem geöffneten Beleg, bezieht er sich auf genau diesen Beleg.
Wo die Grenze verläuft
Der Assistent hat bewusst keine Schreibrechte. Jede Änderung, die aus einem Vorschlag entsteht, bestätigen Sie selbst an der Stelle, an der sie hingehört. Im Chat steht das an mehreren Stellen ausdrücklich: Bitte Daten prüfen und dort speichern. Der KI-Assistent speichert nichts selbst.
Konkret bedeutet das:
- Belege — Kunde, Steuer und Positionen prüfen Sie im Belegeditor und speichern dort.
- E-Mails — der Assistent erzeugt einen Entwurf; gesendet wird erst, wenn Sie im E-Mail-Fenster auf Senden klicken.
- Stammdaten — Vorschläge landen als gelb markierte Felder im Formular und müssen übernommen werden.
Diese Trennung ist kein Umweg, sondern der Grund, warum Sie den Assistenten auch bei heiklen Vorgängen einsetzen können: Es gibt keinen Weg, auf dem ein Missverständnis im Chat unbemerkt in Ihren Datenbestand gelangt.
Berechtigungen gelten auch für die KI
Der Assistent umgeht keine Rechte. Fordern Sie ihn auf, einen Bereich zu öffnen, für den Ihnen die Berechtigung fehlt, verweigert er das mit einem Hinweis und navigiert nicht. Dasselbe gilt für das Anlegen von Belegen: Ohne das Recht, Belege zu erstellen, öffnet er den Editor nicht.
Was Sie im Programm nicht dürfen, dürfen Sie also auch über den Chat nicht — die Prüfung ist dieselbe wie beim Klick in der Oberfläche.
Die spezialisierten Assistenten
Neben dem allgemeinen Chat gibt es Assistenten, die an einer bestimmten Stelle sitzen und dort eine eng umrissene Aufgabe erledigen — etwa der KI Kunden-Assistent beim Anlegen eines Kunden oder der KI Beleg-Assistent beim Einlesen einer Eingangsrechnung. Sie folgen demselben Grundsatz: Vorschlag statt Ausführung.
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