Handelsrechnung erstellen in OfficeOmni: Export, Zoll und Incoterms 2020

Mit OfficeOmni können Unternehmen jetzt Handelsrechnungen für internationale Sendungen erstellen. Die neue Funktion unterstützt Export- und Zollangaben, zweisprachige Commercial Invoices, HS-Codes, Ursprungsland, Incoterms 2020 und die Übernahme vorhandener Versanddaten.

Besonders für Händler, kleine Unternehmen und eBay-Verkäufer ist diese Erweiterung hilfreich, wenn Waren in Länder außerhalb der EU versendet werden – zum Beispiel in die Schweiz, nach Großbritannien, in die USA oder nach Norwegen.

Was ist neu in OfficeOmni 1.3.0.4?

Das große Highlight der Version 1.3.0.4 ist die neue Handelsrechnung für Export und Zoll. OfficeOmni kann jetzt Handelsrechnungen, auch Commercial Invoices genannt, direkt aus bestehenden Dokumenten erzeugen.

Die Handelsrechnung wird komplett zweisprachig auf Deutsch und Englisch erstellt und enthält wichtige Angaben für internationale Sendungen, darunter Zolltarifnummer, Ursprungsland, Material, Exportgrund, Versanddaten und Incoterms 2020.

Handelsrechnung aus Rechnung, Lieferschein oder Auftrag erstellen

In der Dokumentvorschau gibt es bei Rechnung, Lieferschein und Auftrag den neuen Button „Handelsrechnung erstellen“. OfficeOmni übernimmt dabei automatisch wichtige Daten aus dem Ursprungsdokument.

• Kunde und Rechnungsempfänger
• Lieferadresse und Absenderadresse
• Positionen, Mengen und Preise
• Referenz zur Ursprungsrechnung
• Trackingnummer und Spediteur
• Versandinformationen, sofern vorhanden

Dadurch müssen Anwender keine Daten doppelt eingeben. Die Handelsrechnung entsteht direkt aus den bereits vorhandenen OfficeOmni-Dokumenten.

Commercial Invoice zweisprachig auf Deutsch und Englisch

Die neue Handelsrechnung in OfficeOmni ist zweisprachig aufgebaut. Begriffe wie Exportgrund, Lieferbedingungen, Rechnungsnummer, Empfänger, Absender und Positionen werden auf Deutsch und Englisch dargestellt.

Das ist besonders hilfreich für internationale Geschäftspartner, Versanddienstleister und Zollstellen, da wichtige Informationen verständlich aufbereitet werden.

Zollangaben direkt am Produkt speichern

Damit wiederkehrende Exporte schneller erstellt werden können, lassen sich wichtige Zollfelder direkt im Produktstamm pflegen. OfficeOmni kann diese Angaben anschließend automatisch in die Handelsrechnung übernehmen.

• HS-Code beziehungsweise Zolltarifnummer
• Ursprungsland des Produkts
• Material oder Warenbeschreibung

Wer diese Informationen einmal am Produkt hinterlegt, spart bei zukünftigen Exportrechnungen deutlich Zeit.

Incoterms 2020 in der Handelsrechnung auswählen

OfficeOmni unterstützt Incoterms 2020 direkt im Formular der Handelsrechnung. Die Lieferbedingungen können bequem per Dropdown ausgewählt und mit einem benannten Ort ergänzt werden.

Beispiel:

DAP Zürich, Switzerland Incoterms® 2020

Besonders wichtige Incoterms für kleine Unternehmen und Händler sind:

• DAP – Käufer zahlt Einfuhrabgaben und Zoll
• DDP – Verkäufer übernimmt Einfuhrabgaben und Zoll
• EXW – Ab Werk, Abholung durch Käufer
• FCA, CPT, CIP, DPU, FOB und CIF

Bei Lieferländern außerhalb der EU schlägt OfficeOmni automatisch DAP als praxisnahen Standard vor. Zusätzlich zeigt das Programm Hinweise zu DDP, EXW und reinen See-Incoterms an.

Versanddaten, Gewicht und Trackingnummer übernehmen

Über die Funktion „Versand wählen“ können Versandinformationen direkt in die Handelsrechnung übernommen werden.

• Spediteur oder Versanddienstleister
• Trackingnummer
• Gewicht
• Anzahl der Packstücke
• Referenz zum bestehenden Versand

Dadurch passt die Handelsrechnung besser zum tatsächlichen Versandvorgang und muss nicht manuell nachbearbeitet werden.

Automatischer Zoll-Hinweis bei Nicht-EU-Ländern

Erkennt OfficeOmni ein Lieferland außerhalb der EU, erscheint ein dezenter Hinweis, dass eine Handelsrechnung oder ein Zolldokument erforderlich sein könnte.

Dieser Hinweis blockiert den Arbeitsablauf nicht, sondern unterstützt Anwender dabei, wichtige Exportdokumente nicht zu vergessen.

Prüfung vor der PDF-Erstellung

Vor dem Speichern oder Erstellen der PDF prüft OfficeOmni die Handelsrechnung auf fehlende oder auffällige Angaben.

• fehlende EORI-Nummer
• fehlende Zolltarifnummer
• fehlendes Ursprungsland
• fehlendes Gewicht
• fehlende Währung
• fehlende Lieferadresse
• Warenwert von 0 €

Anwender können anschließend entscheiden, ob sie die Handelsrechnung trotzdem speichern oder die Angaben zuerst ergänzen möchten. OfficeOmni gibt Hinweise, blockiert den Prozess aber nicht unnötig.

Weitere Verbesserungen in der Handelsrechnung

• mehrseitiger Druck
• Adressen, Titel und Fußzeile logisch auf erster beziehungsweise letzter Seite
• kompaktes Layout ohne unnötigen Logo-Leerraum
• automatische Adressaktualisierung bei Kundenwechsel
• Unterschriftsblock mit Ort, Datum und Unterschrift über die volle Breite
• Info-Grafik zu Incoterms direkt im Formular, anklickbar und zoombar
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Das sollten Anwender wissen

Pflegen Sie HS-Code und Ursprungsland einmal im Produktstamm. Dadurch werden zukünftige Handelsrechnungen fast vollständig vorausgefüllt.

Bei Incoterms sollte außerdem immer der benannte Ort angegeben werden, zum Beispiel „Zürich, Switzerland“.

Lagerstruktur direkt in der Handelsware

Die Lagerstruktur ist jetzt direkt in der Lagerbestands- und Handelsware-Ansicht verfügbar. Ein neuer Struktur-Baum mit Umschalter erleichtert die Navigation und Filterung.

Die Auswahl im Baum und in den Auswahlfeldern ist wechselseitig synchron. Ein Klick im Baum setzt automatisch den passenden Filter. Der bisher separate Tab „Baumansicht“ entfällt.

Rechnungserstellung mit zuverlässiger Mengenübernahme

Auch die Rechnungserstellung wurde verbessert. Beim Öffnen des Produkt-Pickers bleiben eingegebene Mengen jetzt zuverlässig erhalten und werden nach dem Schließen des Pickers wiederhergestellt.

• keine verlorenen Mengen beim Produkt-Picker
• Dienstleistungen behalten ihre Mengen beim Hin- und Herwechseln
• verbesserte Plausibilitätsprüfung bei wertlosen Dokumenten wie Lieferschein oder Packliste
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Lager und Lagerort verbessert

Die Lagerort-Anzeige im Raster wurde kompakter und übersichtlicher gestaltet. Name, Regal und Platz werden nur angezeigt, wenn diese Informationen vorhanden sind.

Außerdem wurde die Ansicht „Lagerort bearbeiten“ aufgeräumt. Die Vorschau-Karte wurde entfernt, sodass die Eingabe direkt bei der Lagerart beginnt.

Kurz-Changelog: OfficeOmni 1.3.0.1 bis 1.3.0.4

Version	Schwerpunkt
1.3.0.4	Handelsrechnung für Export und Zoll, Incoterms 2020, Zollfelder am Produkt, Versand-Übernahme und Lagerstruktur in Handelsware.
1.3.0.3	Neues eBay-Design 21, kompakte Lagerort-Anzeige, stabile Mengen-Übernahme und bessere Plausibilitätsprüfung.

Fazit

Mit der neuen Handelsrechnung erweitert OfficeOmni den Dokumenten- und Versandworkflow deutlich. Unternehmen können internationale Sendungen besser vorbereiten, wichtige Zollangaben direkt aus dem Produktstamm übernehmen und Exportdokumente schneller als PDF erstellen.

Besonders für kleine Unternehmen, Händler und eBay-Verkäufer ist diese Erweiterung ein wichtiger Schritt, um Rechnungen, Versand, Lager und Exportprozesse zentral in OfficeOmni abzubilden.