KI-gestützte Belegverarbeitung: PDF-Watcher und automatische Datenerkennung
Eingangsrechnungen ohne manuellen Aufwand
Gescannte oder als PDF empfangene Eingangsrechnungen landen häufig in einem Ordner und müssen mühsam in die Buchhaltung übertragen werden. Der PDF-Watcher von OfficeOmni übernimmt diesen Schritt automatisch.
So funktioniert der PDF-Watcher
Unter Einstellungen → PDF-Watcher legen Sie einen oder mehrere Überwachungsordner fest. Sobald eine neue PDF-Datei erscheint, erkennt OfficeOmni dies in Echtzeit und startet die automatische Verarbeitung:
- Text wird per OCR aus dem Dokument extrahiert.
- Ein KI-Modell liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, MwSt und Bruttobetrag aus.
- Ein Entwurf der Eingangsrechnung wird im Rechnungseingangsbuch angelegt.
- Sie prüfen und bestätigen – ein Klick genügt.
Unterstützte Dokumenttypen
- Gescannte Papierrechnungen (PDF/A)
- Digitale Rechnungen als PDF (E-Mail-Anhang)
- ZUGFeRD und XRechnung (strukturierte XML-Daten werden bevorzugt)
Lernfähige Erkennung
Je öfter ein Lieferant verarbeitet wird, desto genauer ordnet OfficeOmni dessen Rechnungen zu. Manuelle Korrekturen werden als Trainingssignal verwendet und verbessern die Erkennungsrate kontinuierlich.
DATEV-Übergabe in einem Schritt
Bestätigte Eingangsrechnungen fließen direkt in den DATEV-Export ein. Kontonummern, Kostenstellen und Buchungsschlüssel werden aus dem Lieferantenstamm übernommen.